A bérszámfejtés és a velük dolgozó munkatársak biztonsága a bérszámfejtési rendszergazdák és a vállalati menedzsment folyamatos megfontolása. A bérszámfejtés biztonsága magában foglalja a bérszámfejtés, a bérszámfejtési osztály és a bérszámfejtési személyzet bizalmas kezelésének és biztonságának megvalósítását és fenntartását. A bérszámfejtő, a számviteli vezető vagy a humánerőforrás-menedzser a felső vezetéssel együtt felelősséget vállalhat a bérszámfejtésért. Valamennyi bérszámfejtési osztály célja a rendkívül biztonságos és hatékonyan szervezett bérszámfejtési környezet megteremtése.
Szervezet
A bérszámfejtési osztály, a személyzet és a folyamatok szervezése létfontosságú a bérszámfejtés biztonsága szempontjából. A biztonságos bérszámfejtéshez egyértelmű parancsnoki lánc, logikai osztály szervezeti diagram és a bérköltség-felelősség egyértelmű átruházása szükséges. A menedzsernek, a bérszámfejtőnek, a speciális bérszámfejtési szaktanácsadóknak, mint például a bérköltség megrendeléseinek és az FMLA és a munkavállalói kompenzációs levelek, a munkavállalói nyilvántartások és bármely egyéb bérszámfejtő személyzet szakemberének a bizalmas, hatékony, biztonságos és jogszerűen kielégítő bérszámfejtési munkálatokat kell szerveznie.. A bérszámfejtés során mindenkinek világosan meghatározott felelősséggel kell rendelkeznie, hogy elkerülje és megszüntesse a bérszámfejtési folyamatok biztonsági réseit és hiányosságait.
Hozzáférés ellenőrzése
A bérszámfejtési dokumentumokhoz, a fizikai tárolófájlokhoz, a számítógépekhez és a számítógépes jelentésekhez és minden más hozzáféréshez való hozzáférést szigorúan ellenőrizni kell, és biztosítani kell a bizalmas bérszámfejtési információk biztosításához. A bérszámfejtés-kezelőnek minden egyes bérszámfejtő felelősségét felül kell vizsgálnia annak meghatározásához, hogy milyen szintű hozzáférés szükséges. A fizikai bérszámfejtési dokumentumokhoz, például az időszámlákhoz, az engedélyek megadásához, a bónusz- és jutalékpapírokhoz és más, érzékeny és bizalmas pénzügyi információkkal rendelkező bérszámfejtési dokumentumokhoz való hozzáférést csak az ügyfelek feldolgozóira kell korlátozni. A bérszámfejtési információkkal, adatokkal és archívumokkal rendelkező fájlszekrényeket és számítógépeket biztonságos területeken kell elhelyezni, ahol csak a biztonsági ellenőrzéssel rendelkezők láthatják és működhetnek velük. Például a munkanapok beírását csak a számítógépes bérszámfejtési rendszerbe belépő munkanélküli munkatársak nem férhetik hozzá a végső benyújtási folyamatokhoz vagy a bér- és juttatási dokumentációhoz.
Dokumentum eljárások
A bérszámfejtési eljárásokat alaposan dokumentálni és végrehajtani kell a bérszámfejtési folyamat és a személyzet biztonságának biztosítása érdekében. Minden bérszámfejtő munkatársának felelősségét egyértelműen meg kell határozni a munkaköri leírásban, az általuk elvégzett bérszámfejtési eljárásokban és a bérszámfejtési osztály szabványos használati útmutatójában. Az eljárásokat be kell tartani, felül kell vizsgálni, ha bármi változik, és legalább évente felül kell vizsgálni, ha nem gyakrabban, hogy megvédje a folyamatok integritását és elkerülje a biztonsági hiányosságokat.
Fizikai biztonság
A bérszámfejtések, fájlok, adatok és rendszerek fizikai biztonsága, valamint a bérszámfejtési lehetőségek és a személyzet létfontosságú. A bérszámfejtés biztonsága és a titoktartás nem veszélyeztetheti a pénz megtakarítását a bérszámfejtés a recepción történő feldolgozásával, vagy azzal, hogy az egyik bérszámfejtő alkalmazottja kettős ellenőrzés nélkül végez munkát. A fájlszekrényeket korlátozott hozzáféréssel kell zárni. A bérszámfejtési adatokkal és feldolgozószoftverrel rendelkező irodák, főkeretek és asztali számítógépek nem helyezhetők el közös helyeken, hanem olyan biztonságos helyeken, amelyek könnyen zárhatók. A bérszámfejtő munkatársaknak biztonságosaknak kell lenniük a munkavállalók és a látogatók forgalmától, és könnyű módjaik vannak ahhoz, hogy sikeresen biztosítsák a munkájukkal kapcsolatos információkat, így nem lehetnek dühös vagy érzelmi alkalmazottak. A bérszámfejtési hibáknak, az eltéréseknek és a sérelmeknek világos eljárásokat kell tartalmaznia, és a vezetőknek vagy a felügyelőknek kell foglalkozniuk, nem pedig közvetlenül a bérszámfejtő személyzettel.
