A házirendek és eljárások számozási rendszere segíti a felhasználókat a papíralapú vagy online kézikönyvben történő navigálásban. A szabványosított rendszer egyaránt biztosítja a logikai szervezetet, és biztosítja, hogy a felhasználó információt találjon minden oldal és cím beolvasása nélkül. A szervezeti felépítés és a numerikus vagy alfanumerikus számozási rendszer egyszerű, de hatékony módja annak, hogy biztosítsa, hogy egy irányelvnek vagy eljárásnak csak egy lehetséges helye lehet a kézikönyvben.
Házirend-elrendezés és oldalszámozás
Szervezzük a házirendeket ábécé sorrendben, beleértve mindegyiket külön fejezetként, és számítsuk ki az egyes fejezeteket egy összetett szám használatával, mint például az 1.0 és a 2.0. Például, ha a humánerőforrás-osztály politikája az 5. fejezetben foglal helyet, használja az „5.0 - Emberi erőforrások” fejezetet a fejezetfejezetben. Számítsa ki az egyes fejezetek oldalakat sorrendben, nem sorrendben a kézikönyv elejétől a végéig.
Az eljárások számozása
Számok létrehozása az eljárásokhoz a fejezetszámok hozzáadásával. Például, ha az „5.0 - Emberi erőforrások” hat eljárást foglal magában, akkor ezeket az 5.1-ről 5.6-ra kell számítani, és az egyes eljárások nevét is fel kell tüntetni. Használja a bemélyedést, a kisbetűket és a kisbetűs római számokat az egyes műveletek lépései és alprogramjai azonosításához. Például, ha a végződtetési eljárások az 5.2. Pozíciót foglalják el, az „a, b és c” betűket használják a munkavállaló megszüntetésének lépéseinek meghatározásához. Ha a fenti lépések bármelyike tartalmazza az allépéseket, akkor azonosítsa azokat a kisbetűs római számokkal, például „i, ii, iii.”
Számozási rendszer megfontolások
Jóllehet a jó számozási rendszer lehetővé teszi a módosítások elvégzését, a kiegészítések tekintetében ez nem teljesen bolond. Ha ez lehetséges, akkor csak össze kell állítani a kézikönyvet, és csak a szükséges irányelvek és eljárások létrehozása után hozza létre a számozási rendszert. Ellenkező esetben új szabályokat kell hozzáadnia a kézikönyv végén, vagy mindent meg kell számoznia, hogy fenntartsa az ábécé sorrendjét.
