A bérszámfejtési politika leírja a bérszámfejtési folyamatot, mivel a fizetések, az időmérés, a bérszámfejtés és a fizetési módok kezeléséhez kapcsolódik. A dokumentált eljárások biztosítják a világos és meghatározott jóváhagyási folyamatot, a hatékony bérszámfejtési tevékenységeket, az űrlapok rendelkezésre állását és a megfelelő ellenőrzéseket. A fizetésképzési politikával és eljárásokkal rendelkező szervezet biztosítja a munkavállalók számára a fizetések és bérek pontos és időben történő kifizetését.
Jelentőség
A bérszámfejtés az egyik legnagyobb költség a szervezetben. A bérszámfejtési politika belső ellenőrzéseket és egyenlegeket állapít meg a költségek ellenőrzésére és védelmére. Ez csökkenti a hibák és a csalás lehetőségét. A nagyvállalatokban a bérszámfejtési folyamat sok időt és erőforrást igényel. A bérszámfejtési eljárások hatékonyságot eredményeznek az időgyűjtés, a dokumentumok feldolgozása, az adatbevitel, a fizetés és a nyilvántartás tekintetében. Az automatizálás és a rendszer-technológia fejlődésével az eljárások költséghatékonyak és megmenthetik a vállalat pénzét.
Célja
A bérszámfejtési politika garantálja, hogy a munkavállalók a megfelelő időben mindig a helyes fizetést kapják. Biztosítja, hogy a vállalat betartsa a szövetségi, állami és helyi törvényeket, különösen azokat, amelyek az adókra, a Medicare-re, a szociális biztonságra és a tisztességes munkaügyi normákra vonatkoznak. A jogszabályok betartása segít a társaságnak a szankciók megfizetésében. A bérszámfejtési eljárások is támogatják a kiépített kompenzációs struktúrák és rendszerek, a szervezeti egységek költségvetései és a kollektív szerződések végrehajtását.
Jellemzők
A bérszámfejtési politika meghatározza a bérszámfejtő személyzet és a vezetők felelősségét és elszámoltathatóságát. Mivel a bérszámfejtés bizalmas információkat tartalmaz, a házirendnek meg kell határoznia a hozzáférési és biztonsági szinteket. Azt is azonosítja a különböző munkavállalói csoportok által igényelt képzést. A bérszámfejtési eljárások részletesen ismertetik a folyamatot, amikor a munkavállalót felvették. Ide tartoznak a bérszámfejtési tevékenységek és az új bérbeadás, a foglalkoztatási változások, az információfrissítések, a speciális kifizetések, a levonások, az időjelentések és a felmondás feldolgozásához szükséges formák.
szempontok
A csalás kockázatának minimalizálása érdekében a bérszámfejtési politikának tartalmaznia kell a belső ellenőrzéseket. Az ellenőrzés egyik formája a feladatok elkülönítése. Például, ha két alkalmazott vesz részt a bérszámfejtési folyamatban, akkor bérszámfejtési dokumentumokat készítenének, míg a másik felhatalmazza és jóváhagyja. A jóváhagyó hatóságnak felül kell vizsgálnia az összes fizetési és szabadságinformációt. Egy másik csoport vagy osztály, mint például a számvitel, ellenőrzi a bérszámfejtést. A bérszámfejtési eljárásoknak meg kell védeniük a bérszámfejtési információk titkosságát is, biztosítva, hogy csak az engedélyezett személyek férhessenek hozzá.
feladatai
A bérszámfejtő részleg felelős a bérszámfejtés folyamatának kezeléséért a hatékony és időben történő bérszámfejtés biztosítása érdekében. Megállapítja a bérszámfejtést és a bérszámfejtési dokumentumok benyújtásának határidejét. A bérszámfejtő munkatársak hozzárendelik és ellenőrzik a bérszámfejtési rendszerben található információkhoz való hozzáférést. Adnak információt a rendszerben, és szükség szerint módosítanak. A menedzsereknek biztosítaniuk kell, hogy a szükséges bérszámfejtési dokumentumok meghatározott időn belül legyenek kitöltve és továbbítva. Az alkalmazottak felelősek a kifizetések és levonások felülvizsgálatáért, valamint a bérszámfejtési osztálynak az esetleges eltérésekről való tájékoztatásáért. Továbbá naprakészen kell tartaniuk az információkat.
