A programmenedzsment-tervet több független projekt csoportosítására használják a stratégiai üzleti eredmények elérése érdekében. Gyakran a programmenedzsmentben nagy hangsúlyt fektetnek a tervdokumentum írására, és kevesebb figyelmet fordítanak a megvalósításra. Ugyanolyan erőfeszítést kell tenni a terv végrehajtására annak biztosítása érdekében, hogy sikeresen megvalósuljon, és hogy az eltéréseket elismerjék és kezeljék. Általában véve a programvezető vagy a programirányító csoport felelőssége, hogy teljes mértékben felelősséget vállaljon a programtervért, és gondoskodjon arról, hogy a program hatékonyan megvalósuljon.
A szükséges elemek
-
A táblázatkezelő szoftver
-
Szófeldolgozó szoftver
-
Email
-
Telefon
Létrehozni a parancsnoki láncot. Állítson be egy egyértelmű parancsnoki láncot egy formális döntéshozatali eljárással. Győződjön meg róla, hogy a folyamat egyszerű, és támogathatja a gyors fordulási időket, hogy a végrehajtás ne maradjon meg. Bizonyosodjon meg arról, hogy a meghatározott folyamatokat nem kerülik meg a helyzet folyamatos figyelemmel kísérésével.
Programszabványok és sikermutatók kidolgozása. Határozza meg azokat a szabványokat, amelyeket a különböző programösszetevők integrációjának mérésére használnak. A folyamatokhoz, kommunikációhoz, adatokhoz, jelentésekhez, sablonokhoz és terjesztési módszerekhez kapcsolódó dokumentációs szabványok annak biztosítása érdekében, hogy a program részét képező különböző projektek és feladatok integrálva legyenek.
Adja meg a végrehajtási ütemtervet és az állapotjelentést. A legfontosabb projektfázisok, menetrendek és mérföldkövek dokumentálása. Határozza meg a terv résztvevőit és a projekt résztvevőit, és írjon nekik írásos dokumentációt a felelősségükről és a jelentési mechanizmusairól. Ezzel a csapat összpontosít és feladatot lát el.
Kommunikálni, kommunikálni, kommunikálni. A programirányítási tervben részt vevő valamennyi félnek állandó kommunikációra van szüksége. A kommunikációnak tartalmaznia kell a folyamatban lévő kezdeményezéseket és tevékenységeket, a teljesítményjelentéseket, a sikereket és a teljesítményeket, valamint a visszajelzés, a bevitel és a megjegyzések piacát.
Értékelje a folyamatot, majd értékelje újra a tervet. Rendszeresen gyűjtsük össze a résztvevőktől kapott visszajelzéseket és értékeljük, hogy a célt elérik. Amint minden kulcsfontosságú projekt befejeződik, hivatalos ülést tartunk a folyamat megvitatására. A folyamat során ünnepelje a sikert, azonosítsa a fejlesztés területeit és módosítsa az erőforrásokat a teljesítmény optimalizálásához. Ha a célokat nem érik el, értékeljék, hogy meg kell-e változtatni.
Képzési terv kidolgozása. Ha a programirányítási terv eredménye új rendszert vagy folyamatot eredményez, hivatalos programot kell kidolgozni a felhasználók és a rendszertulajdonosok képzésének és erőforrásainak biztosítására. A tervnek vázolnia kell a képzési, kommunikációs és változáskezelési programokat.
tippek
-
• Határozza meg azokat a paramétereket, amelyek a jóváhagyott projekttervből az idő, a költségek, az emberek vagy a minőség tekintetében formális alapos felülvizsgálatot indítanak el. • A terv iránymutatás, nem szabályrendszer. Fontos, hogy eltérések történjenek, ha megalapozottak. • Nyissa meg a nyílt kommunikációt. Hallgassa meg a folyamatban részt vevő valamennyi fél visszajelzését; lehetnek hatékonyabb megoldások a terv egy részének végrehajtására.
Figyelem
• Kihívhatóvá válik, hogy emlékezzünk arra, hogy ki kell csinálnia a terv minden változatának megfelelően. A dokumentáció és a folyamatos írásos kommunikáció megkönnyíti ezt a kezelést. • Az elszámoltathatóság megteremtése annak biztosítására, hogy a végrehajtási folyamat ne maradjon meg. • Legyen rugalmas. Nem tervezett változtatások történhetnek. Ha igen, értékelje azok hatását, és ennek megfelelően módosítsa. A megosztott források ismerete.
