A számvitel olyan események rögzítése, elemzése és jelentése, amelyek lényegében jelentősek a vállalat számára. A számlák tartalmazzák az eszközök, a kötelezettségek, a saját tőke, a bevételek és a költségek változásait. A felvételi folyamatban a szokásos lépések sorozata az elemzést, a naplóbejegyzések elkészítését és a bejegyzések főkönyvbe történő kiküldését foglalja magában. A későbbi számviteli folyamatok közé tartozik a próbaegyenleg előkészítése és a pénzügyi kimutatások összeállítása.
Alapok: Debitok és hitelek
A beszedések és hitelek a számlaváltás alapvető számviteli eszközei. A terhelések növelik az eszköz- és költségelszámolásokat, és csökkentik a felelősség, a tőke és a bevételi számlákat. A hitelek növelik a felelősség, a tőke és a bevételek számláit, és csökkentik az eszköz- és költségszámlákat. A számlák és a jóváírások a T-fiók bal és jobb oldalán találhatók, ami a számla képviseletének legalapvetőbb formája.
Elemzés
A felvételi folyamat első lépése az ügylet elemzése, a számviteli bejegyzések meghatározása és a megfelelő számlákba való felvétele. Az elemzés magában foglalja a tranzakció papírjának vagy elektronikus nyilvántartásának vizsgálatát, mint például egy számlát, egy értékesítési nyugtát vagy egy elektronikus átutalást. A közös tranzakciók közé tartoznak a termékek értékesítése, szolgáltatások nyújtása, beszerzések vásárlása, fizetések fizetése, hirdetések vásárlása és kamatfizetések rögzítése. Az eredményszemléletű elszámolásban a vállalatoknak ugyanazon időszakban kell elszámolniuk a tranzakciókat, hogy a készpénz keze megváltozik-e vagy sem. A bevételi és kiadási tranzakciók befolyásolják a megfelelő eredménykimutatás számlákat, valamint a mérlegszámlákat. Egyes tranzakciók csak a mérlegszámlákat érinthetik.
Naplóbejegyzések
A naplóbejegyzések a felvételi folyamat második lépése. A folyóirat a tranzakciók időrendi sorrendje. A bejegyzés a tranzakció dátumából, a megfelelő számlák terhelési és hitelösszegéből és az ügyletet magyarázó rövid feljegyzésből áll. Például a készpénzes eladási tranzakció naplóbejegyzései az értékesítés és a terhelés (növekedés) készpénz hitelezéséhez (növeléséhez) tartoznak. A naplóbejegyzések egy tranzakció összes hatását egy helyen jelzik. Hasznosak a hibák észlelésében és kijavításában is, mivel a terhelési és hitelösszegeknek egy időszak végén egyensúlyban kell lenniük.
Kiküldetés Ledgerbe
A felvételi folyamat harmadik és utolsó lépése az, hogy a naplóbejegyzéseket a főkönyvi lapra tesszük, amely tartalmazza az összes fiók összesített nyilvántartását. Minden rekordnak tartalmaznia kell a tranzakció dátumát, a megjegyzéseket, a terheléseket, a jóváírásokat és a fennmaradó egyenleget. A korábbi értékesítési tranzakciós példában a kiküldetési folyamat magában foglalja az eladási számla hitelösszegének, a készpénzszámla terhelési összegének megadását és a megfelelő egyenlegek frissítését. A főkönyve lehet kötőanyag, indexkártya vagy szoftver alkalmazás.
