A szokásos működési eljárás megváltoztatása. A szokásos működési eljárások (SOP-k) megváltoztatása a vállalat minőségi és szabályozási részlegének meghatározott módszere szerint történik. Indítsa el a kért változtatások dokumentálását egy SOP-ba, amint az érintett személyzet megvizsgálja a felülvizsgálatot. Tartsa a beszélgetések listáját a változásokról dátum és résztvevők szerint. Ezután adja meg ezt a rekordot a SOP módosítására irányuló kezdeti kérelem részeként.
Írja le írásban, hogy szükség van-e a SOP módosítására. Ezt a dokumentumot továbbítsa a tanszék felügyelőjének, amelyik a változást érinti, és a dokumentumkezelő részlegre.
Töltsön ki egy módosítási kérelem űrlapot. Döntse el, hogy a kért változtatás adminisztratív vagy író. Az adminisztratív változtatások célja a vállalat által követett folyamat felülvizsgálata. Az irodalmi változások célja a meglévő SOP helyesírási, nyelvtani, formai és egyértelműségének felülvizsgálata.
Kérjen módosítási engedélyszámot a dokumentumkezelő részlegtől. Írja be ezt a számot a módosítási kérelem űrlapjának első oldalára.
Készítsen magyarázatot a kért változtatásról. Ha lehetséges, másolja a meglévő SOP-t és készítsen piros vonalat a kért változtatásokról. Jelentkezzen és módosítsa a módosítási kérelem űrlapját. Küldje el a dokumentumkezelő osztálynak.
Továbbítsa a változási kérelem űrlap egy példányát a humánerőforrás-osztálynak. Magyarázza el, hogy a tanszéknek meg kell-e képeznie az alkalmazottakat a kért változás miatt, és az alkalmazottak milyen változást érintenek. Szükség van az emberi erőforrásokra, hogy dokumentálják a képzést dátummal, alkalmazottakkal, oktatókkal és tárgyakkal.
Küldje el a képzési befejezési adatokat a dokumentumkezelő osztálynak. Kérje meg, hogy adják hozzá az eredeti módosítási kérelemhez.
A jóváhagyott változtatási kérelem űrlapot terjessze a vállalat valamennyi alkalmazottjára. Határozza meg az űrlapot az ellenőrzési engedély számával. Mondja el a munkatársaknak, hogyan férhet hozzá az űrlaphoz.
