A nonprofit szervezetek természetbeni adományokra és készpénzre támaszkodnak. A potenciális donorokat hivatásos, de személyes kapcsolatba hozza a címzetthez. Hangsúlyozzuk a szervezet jó munkáját és azt, hogy hogyan fogja használni a kért anyagokat. Mondja el az adományozónak, hogyan járuljon hozzá.
Csatlakozás létrehozása
Magyarázza el, miért fontos a szervezet a potenciális donor számára. Az iskoláknak, akiknek szükségük van az iskolai vagy főiskolai programokra, adományokat kell kérniük az iskola szüleitől és barátaitól. A levélben hangsúlyozza ezt a kapcsolatot. Emlékeztesse a szülőket, hogy az iskolában résztvevők elkötelezettek a lehető legjobb oktatási lehetőségek biztosításában gyermekeik számára. Ha helyi vállalkozásokat kér, emlékeztesse őket arra, hogy az iskola ugyanannak a közösségnek a része, és az adományozás bizonyíthatja, hogy az üzlet elkötelezett az ügyfelei és családja iránt.
A munka előmozdítása
Adja meg a szervezet megbízatását és írja le annak eredményeit. A helyi állatvédelem tartalmazhat egy bekezdést, amely felvázolja az általuk nyújtott egészségügyi ellátást, lakhatást és örökbefogadási programokat. A szervezettel ismeri a potenciális adományozók figyelmét arra, hogy miért érdemes az adott jótékonysági adományt adni. Adja meg a statisztikákat, például az egyes programokban részt vevő hallgatók számát vagy az évente gondozott kutyák számát. A számok adják a potenciális adományozónak egy szervezet méretének és sikerének elképzeléseit, és nagyobb ösztönzést adnak arra, hogy az ellátást segítsék az ügyben.
A kérelem elemzése
A szállítmányok olyan tárgyi tárgyak, amelyeknek egy meghatározott célnak kell megfelelniük. A beszerzés kérésekor segít az adományozónak, hogy pontosan tudja, mi a szervezet igénye és hogyan fogják használni. Egy iskola meghatározhatta, hogy művészeti programhoz festő ecsetet igényel, és megvédi a diákruhát, vagy színes ceruzákat. Az állatmentés konkrétan az élelmiszerek, a törölközők, a kisállat-ágyak, a pórázok és a gallérok egyes márkáit kérheti. Adja meg, hogy elfogadja-e a használt elemeket, vagy azt szeretné, hogy az adományozók új szolgáltatásokat adjanak. Kapcsolja össze a listát a szervezet küldetésével, például azzal, hogy a művészeti program segíti a gyerekeket, akiknek szükségük van az utóiskolai ellátásra, vagy hogy a kedvtelésből tartott ágyak kényelmesebb menedékhelyet biztosítanak a hajléktalan állatok számára.
Ha a listája néhány elemre összpontosít, akkor a levél szövegének listájává kell tenni. Ha a lista hosszabb, akkor csatolja azt. Ha csatolást is mellékel, a címzetteket egy olyan mondattal irányítsa, mint például: "Kérjük, tekintse át a leginkább szükséges elemek listáját a csatolt listában."
Adja meg az adományozási eljárást
Hagyja, hogy a címzett tudja, hogyan kell teljesíteni az ellátás iránti kérését. A levélben egyértelműen közölni kell, hogyan lehet adományt adni, ha a szervezet pick-up szolgáltatást nyújt, hogyan tudja a donor ütemezni ezt a felvételt és a megadott dátumokat és időpontokat. Ha a szállítmányokról van szó, akkor az utca címét, az irányokat és az időket, amiket az adományozók szabadon hagyhatnak.
Mondja el a levél címzettjének, hogy mikor és hogyan adta ki az adománybevételeket. A bevételeket nyújtó szervezeteknek tartalmazniuk kell egy adóazonosító számot.
