Ne támaszkodjon a telefonhívásokra, hogy megkapja a szükséges eredményeket. Amikor telefonon beszélünk az ügyfélszolgálattal, a biztosítótársaságokkal, a vállalkozásokkal vagy bárki másval, fontos témakörről, nyomon kell követnie egy megerősítő levelet, hogy írjon egy írásos feljegyzést a jövőbeni használatra.
A szükséges elemek
-
szövegszerkesztő
-
papír
-
boríték
-
bélyeg
A megerősítő levél a telefonbeszélgetés írásos feljegyzésének módja, amelyet később felhasználhatunk a megbeszélés igazolására. A megerősítő levél három dolgot ér el: 1) segíti a feleket a felelősségek nyomon követésében; 2) elmondja a címzettnek, hogy a beszélgetést nem fogják elfelejteni; és 3) bizonyítékként felhasználható a bírósági eljárásban az események változata igazolására.
Tervezze meg a levelét a telefonbeszélgetés előtt, és jegyezze fel a megbeszélendő dolgokat. Minden egyes beszélgetési tétel esetében meg kell határozni, hogy ki felelős, és mikor lesz megvalósítva az elem. Ha vannak véletlenek, azonosítsd őket.
A telefonbeszélgetés után kezdje el írni a levelet. Adjon meg egy dátumot, a címzettet és a témakör sort. Írja be egyértelműen és tömören a levelet. A levélnek tényszerűnek és pontosnak kell lennie. Hagyja ki a kommentárokat, a spekulációkat és az érzelmeket. Általában ne használjon felkiáltójeleket. Ne próbálja megfélemlíteni vagy zaklatni. Ne feledje, hogy a levél végül elolvasható egy bírónak vagy zsűrinek, és nem akarja, hogy olyan nehezen vagy indokolatlanul találkozzon.
Indítsa el a levelet a "Ez a levél az, hogy megerősítsük a telefonbeszélgetést a dátum -on ___"Ezután pontosan írja le, hogy mit tárgyaltak meg, és meg kell adni, hogy ki mondja ki, mit mondott. Győződjön meg róla, hogy minden fontos információt tartalmaz, beleértve azt is, aki felelős a cselekvési tételért, mikor kell kitölteni, és minden esetleges esetet. a lehető leghamarabb írásban értesítsen, ha a fentiekben leírtak pontatlanok. ”Ezután írja alá a levelet.
Győződjön meg róla, hogy az aláírt levél másolatát készíti el, majd küldje el. Ha a levél tárgya kritikus, és okkal feltételezheti, hogy a címzett megtagadhatja a levél fogadását, küldje el a levelet hitelesített levélben. Ha a címzett e-mail címe van, akkor az e-mail rendben van.
