Bizonyos körülmények között a szervezet üléseinek jegyzőkönyve olyan jogi dokumentum, amely nem módosítható az igazgatótanács szavazata nélkül. A helytelenül módosító jegyzőkönyvek szavazás, szerződések, bérbeadás és egyéb, az értekezlet során meghozott cselekményeket eredményezhetnek, illetve megszüntethetők. Használjon egy egyszerű eljárást a percek helyes módosításának biztosítására.
Határozza meg, hogy a jegyzőkönyvet már hivatalosan jóváhagyták-e az igazgatótanács szavazatával, vagy ha azokat csak egy elnök vagy végrehajtó bizottság elé terjesztették felülvizsgálatra. A jegyzőkönyv-tervezetek, amelyekről nem szavazott egy tanács, igazgatósági szavazás nélkül módosíthatók.
Ha a javasolt változtatásokat egy személynek vagy személynek végzi, aki a perceket megelőző perceket vizsgálja a teljes ellátásra, javasoljuk a kívánt változtatásokat. Hasonlítsa össze a végleges javasolt szöveget az eredetileg benyújtott percekkel. Magyarázza el a változások okait. Ha mindenki egyetért, kérjen egy titkárt módosítani az eredetileg benyújtott, nem jóváhagyott perceket.
Ha a javasolt változtatásokat az igazgatótanács által még nem jóváhagyott percekre és egy igazgatósági ülésen hajtják végre, akkor az alábbi eljárást kell alkalmazni:
Az elnök javasolja az ülés jegyzőkönyvének jóváhagyását. Várja meg, amíg a mozgást kiküldi. Nyissa meg az elnököt az ügy megvitatására. Kérje meg a módosítást javasoló személyt a változások okairól. A megbeszélést követően kérje meg a változtatást javasló személyt a jegyzőkönyv módosítására, és adja meg a javaslatok pontos megfogalmazását. Várja meg, amíg a mozgást kiküldi. Lezárja az elnököt a vitát, és hívja fel a kérdést, vagy szavazzon. Jegyezze fel a szavazást, beleértve a kedvező, nevezett és tartózkodó személyek nevét.
Ha a javasolt változtatások a bizottság által korábban jóváhagyott percekre készülnek, kövesse ugyanezt az eljárást a jegyzőkönyv módosítására az első alkalommal, amikor az igazgatótanács jóváhagyásra kerül.
A jegyzőkönyvben a változtatásokat a felvételi titkárnak vagy az ülésen jegyző személynek kell megtenni. A jegyzőkönyv eredetileg elkészítésének dátumát tartalmazó dokumentum tetején vegye figyelembe, hogy a jegyzőkönyvet most módosítják. Adja meg a módosítások dátumát és a percet módosító személy nevét.
