Akár társasház-társulás, akár multinacionális vállalat, a találkozó jegyzőkönyvei alkotják a csoport által végzett bármely intézkedés jogalapját. Az előirányzatokat, politikákat, vásárlásokat - a vállalat bármely tevékenységét, nonprofit vagy profitot - percekben kell rögzíteni. Néhány szervezet informálisabb, mint mások - valószínűleg nem hallaná, hogy egy szomszéd mozog-e az asztalra egy egyházi bizottságban -, de mindenkinek az irányító testületeik döntéseinek megfelelően kell működnie. A jegyzőkönyvek igazolják ezeket az intézkedéseket, és meghatározzák azok szándékát.
Felkészültnek lenni
Előre tervez. A találkozó előtt össze kell állítani a napirendet és a tagok listáját vagy a résztvevők listáját. Ha a csoport nem szokott napirendre lépni, ösztönözze azt, hogy kezdje el ezt a műveletet a fókusz fenntartása érdekében. Tudja meg, hogy hány tagra van szükség ahhoz, hogy üzleti tevékenységet folytasson, így szükség esetén jegyezze fel a határozatképesség jelenlétét a percekben.
Készítsen sablont a jegyzetekhez. Adja meg a dátumot, az időt és a helyet, valamint a résztvevők és a távollétek jelölésére szolgáló ellenőrző listát. Ha az értekezlet nyilvános bemenetet foglal magában, a neveket és az egyes címekkel kapcsolatos kérdéseket is sorolja fel. Számos olyan webhely, mint például a Meetingtemplates.com, ingyenes sablonokat kínál különböző típusú találkozókhoz.
Töltse ki a dátumot, az időt, a helyet, a résztvevőket és a határozatképességet az ülésen. Ne feledje, aki meghívta az ülést rendelésre és az időre. Ha lehetséges, kérje meg a nyilvánosság tagjait, hogy regisztrálják a nevüket, így nem kell megkérdezni, hogyan írják le őket. Nagy tagsági csoportokban terjesszen be egy bejelentkezési lapot, hogy ellenőrizze a jelenléti ellenőrző listát.
Végezze el pontosan
Jegyezzen fel minden egyes kérdést, és minden egyes lépést. Mindig adja meg a mozgást kezdeményező tag nevét. Az első indítvány általában egy korábbi ülés jegyzőkönyvének elfogadása, amelyet minden bizottsági jelentés követ. Tartsa be az ajánlásokat és a válaszként tett lépéseket. Az írásos bizottsági jelentések megőrzése a záró percekkel együtt. Ne próbálja meg összefoglalni a vitákat.
Felhívjuk a figyelmet azoknak a nevére, akik bevezető, mozgó vagy egyéb módon támogatják az akciót, valamint minden egyes indítvány pontos módosításával. Számos szervezet rögzíti azt a személyt is, aki másodpercet vett igénybe. Ne habozzon kérni az újrafogalmazást vagy a tisztázást - ez a hivatalos rekord a csoportot konkrét akciókhoz köti.
A szavazatok rögzítése a szervezet rendszere szerint. Legalább egy szavazatra lesz szüksége. Néhány csoport neveket is hozzáad, és rögzíti, hogy az egyes egyének szavazzanak.
Jegyezze fel az elhalasztás idejét és módját. Írja be a nevét titkár-jegyzőként.
Végigvigye
Írj perceket azonnal, míg az értekezlet friss. Vegyük őket a vezetőnek jóváhagyásra egy-két napon belül, a jelentések vagy kiállítások listájával együtt.
Küldjön perceket azoknak a tagoknak és résztvevőknek, akik e-mailben, első osztályú levélben, megosztott alkalmazásban, például a Microsoft OneNote vagy a felhőprogramban, például a Google Drive-ban kérték őket.
Készítsen egy hivatalos példányt, és csatolja az eredeti jelentéseket és kiállításokat az állandó rekordhoz.
tippek
-
Próbáld meg tökéletesíteni a sablonodat a szervezeted igényeire, és ne próbáld meg a találkozók jegyzeteit egy absztrakt sablonhoz illeszteni. Sok üzleti sablon túlságosan informális a szervezeti vagy nyilvános találkozók számára.
Ösztönözze Robert szabályzatának használatát a szervezetben. Ez egy széles körben használt formátum, amely a hivatalos és informális találkozóhoz igazítható.
