Az ülések csaknem mindenhol vannak, ahol vannak emberek. Az egyházak, az iskolák és a vállalkozások találkozókat tartanak valamilyen okból. A percek megfelelő felvételekor könnyen átadhatók a találkozó többi tagjának, akiknek újra meg kell hallaniuk valamit, különösen egy vagy két nappal az ülés után. Amennyire megpróbálhatjuk, soha nem fogunk mindent emlékezni. Éppen ezért fontos, hogy a jegyzőkönyv helyesen üljön egy találkozón.
A jegyzőkönyv elfogadása
Ellenőrizze, hogy az Ön üzleti, egyházi vagy iskolai formátuma szükséges-e az értekezletek jegyzőkönyvének elkészítéséhez. Néhány üzlethelyiségnek van egy bizonyos módja, amit szeretne csinálni, még akkor is, ha egy kicsit eltér a szabványtól. Győződjön meg róla, hogy a kívánt formátumot követi.
Üljön olyan helyre, ahol mindenki láthatja és hallhatja. Nehéz felírni a perceket, amikor keresi, hogy ki mondta. A központi helyen ülve a legjobb, ha a szoba meglehetősen nagy, és nincs erősítés. Üljön a szoba elején, amikor nagy csoportok használnak mikrofonokat.
Írja be a dátumot a papírra. Készítse el a papírt és a tollat az értekezlet elkezdése előtt, hogy megakadályozhassa, hogy elején valami fontos legyen. Írja le, ha ez a találkozó egy adott témáról vagy problémáról szól. Ha a tagok viszonylag kevések is, gyorsan feljegyezzük az ülések elrendezését. Ez később is segít, ha figyelembe vesszük, hogy ki mondta.
Jegyezz fel mindenkit, aki ott van. Győződjön meg róla, hogy írja le az ülésért felelős személyt, valamint azokat, akik nem tudtak valamilyen okból részt venni. Ha lehetséges, előzetesen készítsen egy vázlatot a témáról, hogy valamit követhessen, miközben perceket vesz igénybe az ülésen.
Írja le, ki mondta, mit, ötletet vagy témakört, és döntéseket hoz ezekről a vitákról. Ha szavazás zajlik, írja le, hogy ki szavazott, ki küldte el a szavazást, és mi is volt a szavazás eredménye, például 4 nem 9 igen.
Ne jegyezzen fel mindent, amit az ülés során mondott. Csak írja le az összefoglaló ötleteket és témákat. Megpróbálsz őrülni, ha megpróbálsz megírni minden szót, amit minden ember mond.
Ismételje meg a jegyzőkönyvet, amint lehetséges, a találkozó után. Ez megakadályozza a hibákat és a memóriaveszteséget. Győződjön meg róla, hogy ellenőrizze a helyesírást, mielőtt kinyomtatná a perceket, és átadja azokat azoknak, akik az ülésen tartózkodtak.
