A jó értekezlet-jegyzőkönyvek előkészítése és írása olyan készségek, amelyeket bárki elsajátíthat egy kis előkészítéssel és a részletekre való figyelemfelhívással. A találkozók pártatlan és helyes nyilvántartása számos vállalkozás számára jogi követelmény. Akár perceket is írt egy üzleti, politikai, társadalmi vagy önkéntes szervezet számára, a jegyzőkönyv a szervezet történetének állandó része lesz. Sok esetben évek, évtizedek és néha évszázadok óta tartanak perceket.
A szükséges elemek
-
Napirend
-
A résztvevők listája
-
Kazettás magnó
-
Jegyzetfüzet
Az értekezlet elején érkezzen meg a találkozó napirendjével, a résztvevők listájával és a jegyzőkönyvek rögzítéséhez szükséges felszerelésekkel. Válasszon egy ülést az ülésvezető közelében. Az ülések közreműködője közelében ülő tárgyalás lehetővé teszi, hogy jobban hallhasson, és könnyebben megkérdezheti.
Kérdezd meg, hogy használhat-e szalagos magnót, hogy rögzítsen egy audio transzkriptumot az ülésről. Ha jegyzeteket készít a számítógépen, ellenőrizze, hogy megfelelően működik-e, és papíralapú jegyzetfüzetet és íróeszközt használjon, ha a számítógép meghibásodik.
Jegyezze fel a találkozó dátumát és időpontját. Jegyezze fel a tisztek jelentéseit és a bizottsági jelentéseket. Általában a teljes jelentések csatolva vannak az ülés jegyzőkönyvéhez. Felvételeket rögzítsenek, amikor azok bekövetkeznek. Tartalmazza azt, aki bevezette az egyes indítványokat, és kik küldték el a mozgást, és hogy a mozgást jóváhagyták-e, amit "hordozhatónak" neveznek, vagy nem. Ha napirendi pontot terjesztenek elő - nem az ülésen lépett fel, hanem későbbi időre visszatartották, vegye figyelembe, hogy ki indította el az indítványt, hogy terjessze be az elemet, és aki kiküldte a javaslatot. Bejegyzések rögzítése és a nyomon követési időpontok időpontjai.
Találjon vagy hozzon létre egy találkozó perc sablont. Előfordulhat, hogy a szervezetnek már van egy találkozónap sablonja. Ha nem, akkor az interneten elérhető számos találkozó perc sablont használhatja, vagy létrehozhatja saját sablonját. A sablonnak fejléc, test és aláírási sorra van szüksége. A cím tartalmazza a szervezet nevét és az ülés időpontját, időpontját és helyét.
Hozza létre a sablon testét a találkozó napirendjének segítségével. Tartsa be a következő elemeket ebbe a részbe: részvételi statisztika, az utolsó ülés jegyzőkönyvének jóváhagyása, tisztviselői és bizottsági jelentések, régi üzlet, új üzletek, közlemények és elhalasztási idő.
Győződjön meg róla, hogy a sablon aláírási sorokat és dátum sorokat tartalmaz a titkár és a jóváhagyó hatóság számára.
Készítse elő a perceket a sablon segítségével. Távolítsuk el a túlzott részleteket. Jegyezzük fel, hogy mit döntöttek el, ki fogja megtenni az akciót, mikor kell, és hogy a szervezet hogyan fogja tudni, mikor történik a cselekvés. Miután befejezte az első tervezetet, tekintse át a találkozó audio átiratát, hogy biztosítsa, hogy minden szükséges felvételt rögzített. Ezután szerkessze a perceket.
A jegyzőkönyv a szervezet által végrehajtott műveletek jegyzéke. Ez nem minden, amit mondtunk, ami egy átirat. Tartsa professzionális percek alatt. Ne foglalja bele véleményét, ítéletét vagy értelmezését. Az olyan kifejezések, mint a "heves vita" és a "kiváló megjegyzés", nincs helye a szakmai találkozókon. Soha ne tartalmazzon visszavont indítványokat.
Csatolja a tisztet és a bizottságot a befejezett percekhez. Készítse el a szükséges példányszámot. Ha lehetséges, terjessze az ülés jegyzőkönyveit a következő ülés előtt, hogy a kiegészítések és / vagy korrekciók gyorsan végrehajthatók legyenek.
tippek
-
Nézze meg a listán szereplő résztvevőket, amikor megérkeznek az értekezletre. Rekordok, valamint aggodalmak. Ellenőrizze, hogy a nevek helyesen vannak-e megírva. Tartson biztonsági másolatot a percekről. Ne félj kérni a tisztázást.
