A legtöbb vállalat éves költségvetést készít, amelyet általában éves tervnek is neveznek. A felső vezetés, különösen a vezérigazgató, felelős a végső költségvetés jóváhagyásáért, amely ezután a vállalat működtetésének útmutatója lesz. A jóváhagyási folyamat időnként hosszabb időt vehet igénybe, mint maga a költségvetés elkészítése, mivel nehézkes döntéseket kell hozni a kiadások prioritási sorrendjéről. E döntések meghozatala jelentős menedzsment-beszélgetést igényel a vezetői csoport között.
Költségvetési konszolidáció
Azoknál a vállalatoknál, amelyek elég nagyok ahhoz, hogy szervezeti egységeket vagy divíziókat kapjanak, ezeknek a funkcionális egységeknek a vezetői felelősek saját költségvetéseik elkészítéséért, amelyeket a pénzügyi osztálynak nyújtanak be. A megyei költségvetéseket a pénzügyi személyzet konszolidálja a vállalat egészének költségvetésének létrehozásához. A költségvetési folyamat gyakran a felső vezetéssel kezdődik, amely iránymutatásokat ad a megosztott vezetők számára, hogy használják, például a gazdasági környezet feltételezésére vonatkozó feltételezések. Az, hogy egy menedzser költségvetése jóváhagyott-e vagy sem, gyakran az, hogy milyen szorosan követi az adott iránymutatást. Ha a felső vezetés csökkenti a költségeket, akkor a menedzsernek, aki 20 százalékos költségnövekedést javasol az osztályánál, valószínűleg felül kell vizsgálnia költségvetését.
Pénzügyi személyzet felülvizsgálata
A tanszék költségvetésének első felülvizsgálatát a pénzügyi osztály végzi. Elemzik a javasolt kiadásokat, illetve a bevétel-termelő részlegek esetében a bevételi előrejelzés elkészítéséhez használt feltételezéseket. Jelentős eltéréseket keresnek a tavalyi költségvetéstől. Céljuk, hogy minden költségvetés ésszerű és megvalósítható legyen. Azt is szeretnék azonosítani a lehetséges költségvetési csökkentéseket, ha a felső vezetés úgy dönt, hogy a vállalat által javasolt összes kiadás túl magas.
Felülvizsgálat a felső vezetés által
A felső vezetés a konszolidált költségvetést vizsgálja, és eldönti, hogy a bevételi és nyereség előrejelzések összhangban vannak-e a következő évre kitűzött célokkal. Ha a tervezett nyereség alatta marad a vártnál, a vállalatnak meg kell határoznia a további bevételek generálásának módjait, vagy a kiadások csökkentését, hogy javítsa az alapszintű nyereséget. A pénzügyminisztérium által nyújtott elemzés rendkívül hasznos abban, hogy azonosítsa azokat a területeket, amelyek további magyarázatot igényelnek a megosztott vezetőktől, vagy olyan költségeket, amelyek csak túl magasnak tűnnek és csökkenthetők.
Beszélgetés az osztályvezetőkkel
A vezetőség találkozik minden egyes osztályvezetővel, néha egy pénzügyi személyzet tagjával, hogy jobban megértse a vezető által benyújtott költségvetési kérelmeket. A divízióvezetőnek fel kell készülnie arra, hogy megvédje kérelmét. A felső vezetésnek meg kell mérnie a jelentős költségvetési csökkentések következményeit. A marketingkiadások csökkentése például hátrányosan befolyásolhatja a jövőbeni bevételeket. A felső vezetésnek nehéz feladata annak biztosítása, hogy minden osztály rendelkezzen a szükséges erőforrásokkal ahhoz, hogy hatékonyan működjön, miközben az összes költség elég alacsony maradjon ahhoz, hogy a vállalat fenntarthassa a jövedelmezőséget.
A kemény döntések meghozatala
Lehet, hogy egy osztályvezető nem elégedett a végső költségvetésével, ha látja, hogy a felső vezetés jelentősen csökkent. De remélhetőleg a felső vezetés közölte e nehéz döntések okát. Amikor a költségvetési jóváhagyási folyamat befejeződik, minden vezetőnek igazságosan kell kezelnie. Ideális esetben úgy érzi, hogy bőséges erőforrásai vannak a megyei célok eléréséhez, és így készen áll arra, hogy maximális erőfeszítést tegyen a következő évben.
