Konferenciahívás tervezése. A vállalati világban a találkozók a kommunikáció létfontosságú részét képezik. A konferenciahívás ütemezésével az egyik módja annak, hogy a résztvevők különböző irodákban vagy akár a világ különböző részein is részt vehessenek. Bár a konferenciahívások a kommunikáció kényelmes módja lehet, van néhány lépés, amellyel sikeresen megtervezheti. A konferenciahívás tervezéséhez kövesse az alábbi tippeket.
Döntse el a konferenciahívás dátumát és időpontját. Ügyeljen arra, hogy az idő tervezésekor vegye figyelembe a különböző időzónákban tartózkodó résztvevőket.Nem szeretné, hogy konferenciahívást tervezzen egy ideig, mielőtt a kollégái általában az irodában lennének.
Rendezzen konferenciahívószámot a cég konferenciaközpontjából, vagy lépjen kapcsolatba egy online szolgáltatóval, aki megkönnyíti a konferenciahívásokat. Ez gyakran magában foglalja a kis összegű díjak megteremtését és számlázását, de ez kényelmes megoldás, ha a cég nem nyújt konferencia szolgáltatásokat.
Készítsen egy értekezlet-kérelmet, amely részletezi a dátumot, az időt és a javasolt témát. Ezt e-mailben kell elküldeni a konferenciahívás résztvevőinek több héttel azelőtt, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre a konferenciahívás befogadására. Bizonyosodjon meg róla, hogy bizonyos tárcsázási utasításokat és PIN-kódokat tartalmaz, amelyeket a résztvevőknek meg kell adniuk a híváshoz.
Készítsen napirendet a konferenciahíváshoz. Az Ön napirendjének tartalmaznia kell azt, amit szeretnénk elérni a konferenciahíváshoz, milyen eredményeket kell követni a hívás után, és mely résztvevők lesznek felelősek a következő lépésekért.
Küldje el a napirendet és a kiegészítő információkat, amelyeket a résztvevőknek több nappal a hívás előtt felül kell vizsgálniuk. Lehet, hogy táblázatokat vagy jelentéseket tartalmaz, amelyek hátteret biztosítanak a megcélozni kívánt témához.
A konferenciahívást megelőző naptól személyesen ellenőrizd a résztvevőket, akik nem kaptak megerősítést. Ebben az esetben a telefonhívás a legjobb, mivel előfordulhat, hogy a résztvevő nem kapta meg az e-mailt az értekezlet-kéréssel.
