A projekt sikeréhez kritikus a hatékony kommunikáció és az információcsere. Az egyértelmű kommunikáció biztosítja, hogy minden csapat tagja megértse a projektben betöltött szerepét és céljait. A folyamatos információcsere minden csapattagot tisztában tartja az előrehaladással, és kiemeli azokat a problémákat, amelyek befolyásolhatják a haladást. A hatékony kommunikáció elmulasztása költséges késedelmekhez vezethet, ami befolyásolja a projekt sikerét.
Projekt terv
A projekt terv központi jelentőségű a TechRepublic által közölt projektkommunikációban. A terv lehetővé teszi, hogy minden csapattag tudja, hogy a projektnek melyik legyen, és ki felelős. Ez biztosítja a kulcsfontosságú dátumokat és a projektfüggőségeket, és a komplex programokat kisebb összetevőkre bontja, amelyeket az egyes tagok könnyebben megérthetnek.
Látomás
A kommunikáció biztosítja, hogy minden csapat tagja megegyezzen a projekt eredményével. A „Houston Business Journal” 2002-es kiadása azt írta le, hogy az építészek, egy építőipari vállalat és a fejlesztők együttműködtek az ügyfélkapcsolatok vezetőivel, hogy egyetlen közös céllal valósítsák meg a projekt sikerét - az üzleti parkot, amely megfelel a felhasználók igényeinek.
Kommunikációs tervezés
Egy nagy projekt számos csapattagot és számos kommunikációs csatornát tartalmaz. A hatékony kommunikáció és információcsere biztosítása érdekében fontos, hogy a projektvezető a folyamat kezdetétől megtervezze és kezelje a folyamatot, azonosítva, hogy a projekt különböző szakaszaiban milyen információkra van szükség. A folyamat folyamatos a Perfect tanácsadási projekt szerint, aki megállapítja, hogy a projektmenedzserek a legtöbb időt a kommunikációs feladatokra fordítják.
Információ menedzsment
A csapattagoknak gyorsan hozzáférniük kell a projektdokumentáció legújabb verzióihoz. Egy projekt honlapjának vagy adatbázisának létrehozásával a projektmenedzserek központosíthatják az összes információt, és biztonságos hozzáférést biztosíthatnak a csapattagoknak olyan fontos dokumentumokhoz, mint a tervek, menetrendek, beszállítók, ülésnapok és előrehaladási jelentések.
Állapot
A TechRepublic az állapotjelentéseket az egyik legfontosabb projektkommunikációnak tekinti. Az állapotfrissítések megosztása biztosítja, hogy minden csapattag tisztában legyen a kritikus problémákkal vagy a váratlan változásokkal, amelyek befolyásolhatják a projekt menetrendjét vagy költségeit. Ezután megteszik a szükséges korrekciós intézkedéseket.
Eszközök
A kommunikációs eszközök, mint például az e-mail, a videokonferencia és a telekonferencia, a projektcsapat tagjai számára egyszerű és kényelmes együttműködést és információcserét tesz lehetővé még akkor is, ha különböző helyeken dolgoznak. A szociális hálózatépítési eszközök fontos szerepet játszanak a projektmenedzsmentben. A tagok olyan eszközöket használhatnak, mint a Twitter vagy a Facebook, hogy rövid állapotfrissítéseket vagy megjegyzéseket tegyenek közzé a fontos projektekkel kapcsolatos kérdésekben.
