Egy vállalkozás indítása vagy futtatása izgalmas kaland, amely számos feladatot hoz magával, mint például a szervezet pénzügyi helyzetének nyomon követése. A pénzügyi menedzsmentnek több megközelítése van, így a szervezet számára a megfelelő számviteli alap kiválasztása elengedhetetlen ahhoz, hogy pontos képet kapjunk a pénzügyi trendekről és előrejelzéseket készítsünk az Ön vállalkozása számára. A számviteli módszer, amellyel eldöntheti, akkor is hatással lehet, ha eszközei folyékonyak. Akár könyvelő, akár a bevételek és kiadások nyomon követése, válassza ki a számviteli módszert, és tartsa be a következetesség és a pontosság érdekében.
A számvitel alapja
A kétféle számviteli típus, amelyet a legtöbb vállalkozás használ, az eredményszemléletű és a pénzalapú módszer. Egyes vállalkozások a módosított készpénz-alapú módszert alkalmazzák, amely ötvözi mind az eredményszemléletű, mind a készpénz-alapú módszereket.
Míg a számviteli módszerek mindegyike rögzíti az eszközöket, a kötelezettségeket és a saját tőkét, azok mindegyike rögzítéskor eltérnek, ezáltal egy adott vállalkozás pénzügyi pillanatképét befolyásolja.
Az alapvető számviteli képlet három elsődleges összetevője (amelyeknek mindig egyensúlyban kell lennie) a következők:
- eszközök: Eszközök a vállalkozás tárgyi és immateriális javára vonatkoznak, mint például készpénz, föld, leltár, épületek, követelések, befektetések és egyéb pénzügyi szempontból életképes tételek. Eszközök egyenlő kötelezettségekkel és saját tőkével.
- Kötelezettségek: A kötelezettségek a vállalkozás pénzügyi kötelezettségeire utalnak a hitelezőknek a kötelezettségek, az elhatárolt bérek és a kölcsönök kifizetésére.
- Részvény: A tulajdonos saját tőkéje vagy saját tőkéje a rendelkezésre álló nyereségre utal. Saját tőke és kötelezettségek egyenlő eszközök.
Elszámolási módszer
A számviteli beszámoló eredményszemléletű módszere az eredménykimutatásban keletkezett bevételek, amikor azok beszerzésre kerülnek, és a kapcsolódó ráfordítások, amikor a ráfordítás bekövetkezik, nem pedig a számlák kifizetésének időpontjában. Az eredményszemléletű eredmény elszámolása olyan eredménykimutatásban jelenik meg, amely pontos képet ad az Ön vállalkozásának jövedelmezőségéről egy adott időszakra. Például, ha egy értékesítési képviselő december 15-én nagy mennyiségű eladást végez, de nem számíthat arra, hogy a következő naptári év január 15-ig folyósítja a kifizetést, az eredményszemléletű elszámolás az értékesítést decemberben bevételként rögzíti.
Hasonlóképpen, ha egy nagy projekt megköveteli az anyagok megrendelését ebben a hónapban, az eredményszemléletű elszámolási módszer költségként számolja fel a számlát, és nem várja meg a kifizetését. Ez a módszer segít nyomon követni a pénzt, amire szüksége van a számla megfizetéséhez. Segít abban is, hogy elkerüljük a hibákat, amikor véletlenül valamit más célra szántak.
Ha a beérkezett bevételek miatt felmerülnek a költségek, mint például a bútorok beszereléséhez szükséges áruk, az ügyfél megrendelte, ezeket a költségeket külön-külön helyettesítik, és a bevételekkel rögzítik, és így pontosan pontos képet kapnak arról, hogy melyik tőke lesz elérhető a projekt befejezése után. Ez azért hasznos, mert megtartja az eszközök és a kötelezettségek felfújását, ami külön is történhet. Egyszerű és gyors nyomon követést tesz lehetővé a haszonkulcsok nyomon követésében is, mivel ugyanazon projekt bevételeit és költségeit együttesen nyomon követik.
Miközben a gazdálkodás széles körű és hosszú távú perspektívájának megőrzése hasznos az üzleti számvitelben, az eredményszemléletű módszer nincs hátránya. Az eredményszemléletű számvitel több becslést és találgatást igényel, mint a készpénz-elszámolás, amely csak a bevételeket és a kiadásokat tartalmazza. Például lehetőség van arra, hogy a jövedelmet a bankszámláján ténylegesen elszámolják, majd azt költeni, új üzletet küldjön a vörös vagy akár csődbe.
Az eredményszemléletű módszer több időt vesz igénybe, és a legjobban egy profi könyvelő felügyeli, aki ismeri az eredményszemléletű számviteli módszer pontos alkalmazását. Az egyik olyan ragadós számviteli terület, amely a szakemberek számára a legjobban megmarad, a rossz adósság vagy jövedelem becslése, amely nem várható. Míg az Ön cége valószínűleg többnyire megbízható ügyfelekkel rendelkezik, akik azonnal kifizetik a számlájukat, lesznek azok, akik késedelmesek vagy egyáltalán nem fizetik meg a számlájukat. A professzionális könyvelő tudja, hogyan kell megbecsülni ezeket a veszteségeket, hogy viszonylag pontos képet kaphasson üzleti tevékenységéről.
A számvitel készpénzalapja
A számviteli nyilvántartásból származó készpénzalapú bevétel akkor keletkezik, amikor a pénzt megkapják és a költségeket, amikor azok kifizetése történik. Képzeld el például, hogy vállalkozásod 75 egységnyi csatornát vásárol egy közelgő építési projekthez, de a számla nem érkezik meg az áru beérkezése után egy hónappal. A bankszámlája egy kicsit vékony, és így vár egy újabb hetet a számla kifizetésére, miután megkapta. A költségeket addig nem jegyezzük fel, még akkor is, ha a vállalkozás már elhelyezte a vezetéket az építési projektbe. Egy kisvállalkozás számára megkönnyebbülést érezhet, ha nem kell költséget rögzítenie, amíg meg nem fizetik, de azt is okozhatja, hogy véletlenül túlköltek a költségkeretre, és nem tudnak azonnal kifizetni a hitelezőnek tartozást.
Ugyanezek az elvek érvényesek a bevételekre. Például szerződést kötött egy új ügyféllel, aki vállalja, hogy több ezer dollárt fizet az üzleti tevékenysége után egy nagy projekt befejezését követően, ami pár hónapot vesz igénybe. Közben a vállalkozásnak anyagokat kell vásárolnia és befejeznie a munkát, ami költség. A számviteli készpénzes alapon csak a bankszámláján lévő pénzeszközök állnak rendelkezésre a beszerzéshez. Miközben nem véletlenül belép a pirosba a bankkal, akkor most a felfüggesztett képet kapja a kiadásokról és egy felfújt képet a jövedelméről két hónap múlva, amikor a projekt befejeződött. Ezáltal a készpénz minden rekordja pontatlan és megbízhatatlan.
Míg a készpénzalapú számviteli módszer nem olyan pontos, mint a hosszú távú eredményszemléletű elszámolás, az egyik előnye, hogy nem igényel annyi helyet, mint az eredményszemlélet. Az eredményszemléletű becslést a jövedelmező vállalkozás legbiztonságosabban használja, elegendő pénzügyi tőkeáttétellel a bevételek elszámolása előtt. A vállalkozás elkezdődhet a készpénz alapú számviteli módszerrel, majd egy professzionális könyvelő segítségével léphet az eredményszemléletre, ahogy a saját tőke nő.
A számvitel módosított készpénzalapja
A számvitel módosított pénzalapja ötvözi az elhatárolás és a számviteli készpénzalap erősségeit. Ebben a módszerben a jövedelmet az eredményszemléletű módszerrel dokumentálják. Ugyanakkor a költségeket akkor is dokumentálják, amikor azok fizetésre kerülnek, mint a számviteli készpénzben. Bár a módosított pénzalap alapú módszer nem felel meg az általánosan elfogadott számviteli elveknek vagy a GAAP-nak, egyes vállalkozások tulajdonosai úgy vélik, hogy mindkét számviteli módszer közül a legjobbat ötvözi.
Például ha októberben szerződést köt egy ház építésére, amely januárban fejeződik be, a bevétel októberben kerül rögzítésre. A projekt befejezéséig megvásárolt építési kellékeket a projekt során fokozatosan rögzítik.Ily módon az Ön cége pontos bevételt és eladásokat rögzít, miközben rugalmasan tudja tartani az eszközök folyadékát az építési folyamat során a lehető leghosszabb ideig. Következésképpen a számvitel módosított készpénzes alapja hasznos lehet olyan kisvállalkozások számára, akiknek nagy projektek érkeznek, anélkül, hogy a nagy bankszámla illeszkedne.
A módosított készpénz-alapú számviteli módszer legjelentősebb hátránya, ha egy külső ügynök vagy könyvvizsgáló megvizsgálja a vállalkozás pénzügyi nyilvántartásait. Mivel ez a módszer nem felel meg a GAAP-nak, vissza kell térnie, és az összes rekordot át kell alakítania a készpénz-alapú módszerre vagy az elhatárolási módszerre. Ez a túlzott munka hosszú távon költsége és költsége a szervezetnek.
