A sikeres egyezmény megtervezése megköveteli a befogadó szervezet nagy képi stratégiai céljainak megismerését, mielőtt megkezdné az alapvető találkozó logisztikát. Stratégiai céljait felhasználva hatékonyan megtervezheti, hogyan vonzza a kívánt résztvevőket, válassza ki a megfelelő helyszínt, válassza ki a legjobb hangszórókat és fejlessze a legvonzóbb kényelmet és tevékenységeket.
Határozza meg stratégiai céljait
A szervezet egy egyezmény céljai nem mindig azonosak az egyezmény résztvevőinek céljaival. Ismerje meg a szervezet okait az egyezmény fogadására. Lehet, hogy a tagokat vonzza és megtartja, nyereséget generál, az igazgatótanács és a bizottság tagjai számára biztosítják a nyaralás elismerését vagy a média nyilvánosságát.
Állítsa be a taktikai tervet
Amint ismeri a stratégiai céljait, állítsa be taktikai céljait, hogy elérje őket. Ezek magukban foglalhatják a szemináriumok és a hangszórók kiválasztását, hogy vonzzák a résztvevők különféle típusait, bevételre kész kereskedelmi bemutatót, a házastársak tevékenységének növelését, hogy növeljék a részvételt, szervezzenek olyan szociális funkciókat, mint például golfpálya vagy folyami körutazás, díjátadói rendezvény vagy éves szavazás a tagság. A marketing tervnek tartalmaznia kell a reklám, a PR, a promóciós és a szociális média stratégiáit az egyezmény előmozdítása érdekében.
Tervezze meg a költségvetést
Határozza meg a szervezet pénzügyi céljait az egyezményhez, és tekintse át a számokat. Lehet, hogy egy adott költségvetésre korlátozódik, ha az egyezmény költség. A szervezetnek nyereségcélja lehet, vagy lehet, hogy a várható bevétele alapján költeni fog. Az optimista és konzervatív regisztrációs és szponzorációs bevételeken alapuló előrejelzések készítése.
A napirend vázlata
Ezután tervezze meg az eseménynaptárát. Válasszon dátumot, helyszínt és tevékenységeket. Sok egyezménynek van egy témája, amely elmagyarázza az esemény általános célját és segít vonzani a résztvevőket. Előfordulhat, hogy a fórumon vagy a résztvevőknél kérni kell a dátumokat és a lehetséges helyeket, és helyszíni látogatásokat kell végrehajtania több helyszínre, mielőtt kiválasztaná őket. Tekintse át a korábbi egyezményekről szóló információkat, hogy megismerje a helyszíneket, a részvételt, a pénzügyi teljesítményt és a résztvevők és a szponzor visszajelzéseit. Hozzon létre egy naptárat, amely a résztvevők bejelentkezésével kezdődik, és felvázolja a napi menetrendet.
Kutatási logisztikai igények
Kezdje fel a kapcsolatot a helyszínekkel, a hangszórókkal, a vendéglátókkal, a szórakoztató lehetőségekkel, az audiovizuális cégekkel, a nyomtatókkal és az utazási társaságokkal. Határozza meg, hogyan kell kezelni a marketinget, a regisztrációkat, a szponzorálást, a jelvényeket, a check-ineket, a kereskedelmi kiállítási standokat, az ajándékcsomagokat, a programkönyveket és a weboldalakat. Külső ajánlattevőknek, például üdülőhelyeknek, éttermeknek, golfpályáknak és utazási irodáknak ajánlatkéréseket kell küldeni. Állítsa össze a kívánt szállítói listát és költségeket.
Írj egy javaslatot
Készítsen elő egy dokumentumot, amely bemutatja a fórumot vagy az egyezményes csapatot az egyezmény tervére. Adja meg a szervezet céljainak megértését és azt, hogy hogyan kívánja elérni ezeket a célokat. Adja meg az esemény napirendjét részletes napi menetrenddel. Teljes költségvetés bemutatása. Magyarázza el, miért választotta ki a témát, a helyszínt, a szeminárium témáit, a hangszórókat és a társadalmi tevékenységeket. Indokolja részvételi, költség- és bevételi előrejelzéseit a kutatás alapján.
