A szakpolitikai és eljárási kézikönyv online használata lehetővé teszi bármely alkalmazott számára, hogy bármikor megtekinthesse a házirendeket és eljárásokat anélkül, hogy aggódnia kellene a frissítésekről. Az adatlap nem teszi lehetővé, hogy több papírmásolatot nyomtasson a különböző osztályokhoz. Az első lépés, hogy írja be a házirendet és az eljárási kézikönyvet, és a következő az, hogy hozzon létre egy ingyenes fiókot a Google Dokumentumokban, egy olyan webes felületen, amely lehetővé teszi a tagok számára, hogy dokumentumokat töltsenek fel, és megosszák őket másokkal. Ezután töltse fel a dokumentumot, és állítsa be azoknak a jogosultsági szintjeit, akik a dokumentumot megtekinthetik.
A szükséges elemek
-
A számítógépre telepített szövegszerkesztő szoftver
-
Internet kapcsolat
-
Email cím
Nyisson meg egy új dokumentumot a szövegszerkesztő szoftver alkalmazásában. Röviden ismertesse, hogy milyen tartalmat kell belefoglalni a szakpolitikai és eljárási kézikönyvbe. A kézikönyveket osztályonként, majd az egyes részlegek feladata szerint bonthatja le. Feltétlenül vegye fel a kapcsolatot az egyes osztályokért felelős kulcsfontosságú alkalmazottakkal. Formázza és kinyomtassa a dokumentumot. Mentsd el a munkádat.
Jelentkezzen be az internetre, és látogasson el a google.docs.com oldalra. Hozzon létre egy fiókot egy kijelölt munkahelyi e-mail címmel, amely betűket és számokat tartalmaz. Ellenőrizze e-mailben a megerősítő e-mailt a Google-tól az új fiókjával kapcsolatos információkkal, és kattintson az e-mailben található megerősítési hivatkozásra a fiókfolyamat befejezéséhez.
Jelentkezzen be az újonnan létrehozott fiókjába. Kattintson a „Dokumentum feltöltése” gombra a bal oldali menüválasztások közelében. Egy új ablak jelenik meg, két részből áll. A bal oldali sáv az asztalt vagy a merevlemezen lévő fájlokat mutatja, attól függően, hogy hogyan állította be. Az ablak tetején található nyíl ikonokkal navigálhat a házirend és az eljárás kézikönyvének mentésére. Kattintson a házirend és az eljárás kézi fájljára, hogy megjelenjen a „Fájlnév” mezőben. Kattintson a „Megnyitás” gombra. A Google-dokumentumok megjelenítenek egy állapotsorot, amikor a feltöltés befejeződött.
Kattintson a „Vissza a dokumentumok kezeléséhez” gombra. Kattintson az üresen bejelölő négyzetre az újonnan feltöltött Irányelv és eljárás kézikönyv mellett.
Kattintson a „Dokumentum megosztása” elemre a kézikönyv fölötti eszköztáron. Ez megnyit egy másik kis dobozt, ahol megadhatja azoknak az e-mail címét, akiknek engedélye van a dokumentum megtekintésére vagy szerkesztésére. Ha a felügyelő nem mondja el másképp, akkor válassza a „Nézet” lehetőséget. Ha a „Meghívás” gombra kattint, új e-mailt küld a felsorolt személyeknek, hogy tudják, hogy van egy új dokumentum, amelyet megtekinthet. Most van egy teljes online házirend és eljárási kézikönyv.
tippek
-
A beállítások testreszabásával engedélyezési és értesítési szintekkel játszható le. Ha szeretné, a Google Dokumentumok értesíthetik a meghívott személyeket minden alkalommal, amikor a dokumentum módosítására kerül sor. Ez lehetővé teszi, hogy munkatársai tudják, hogy van egy frissített verzió, amely megtekinthető. Alternatív megoldásként a Google Dokumentumok linket is biztosítanak a főoldalról, hogy állandó dokumentumként megosszák a dokumentumot, ami megkönnyítheti a nagyobb mennyiségű emberek terjesztését, és megszüntetheti, hogy naponta frissítenie kell a jogosultsági szinteket.
Figyelem
Ne ossza meg a Google Dokumentumok jelszavát bárki számára, akivel nem kíván hozzáférést a fiók módosításához.
