Időről időre szükség lehet arra, hogy a dolgozók frissítsék emlékeiket bizonyos feladatok elvégzéséről. Hasonlóképpen, a szervezet új alkalmazottai a lehető legrövidebb időn belül meg akarják tanulni a köteleket, anélkül, hogy számtalan kérdéssel megszakítanák a felügyelőket vagy munkatársakat. Az irodai eljárások kézikönyve mindkét célkitűzést teljesíti, ugyanakkor írásbeli protokollokat és a teljesítményre vonatkozó elvárásokat is biztosít, amelyeket a munkavállalói értékelésekben és a fegyelmi intézkedések dokumentációjában utalhatnak.
Határozza meg a fejleszteni kívánt irodai kézikönyv célját és alkalmazási körét. Az irodai kézikönyvek tartalma általában két kategóriába sorolható: (1) hogyan kell az emberekkel kommunikálni, és (2) hogyan kell elvégezni a konkrét feladatokat, beleértve az áruk és szolgáltatások létrehozásához, kezeléséhez és szállításához szükséges berendezések működtetését. Az irodai kézikönyvek gyakran tartalmazzák a szervezeti diagramokat, az erőforrás-címtárakat és a mintaformákat. Az irodai kézikönyv bonyolultsága azon alapul, hogy ki lesz a célfelhasználók. Ha például a tartalom az ügyfélkapcsolatokra és a panaszok feldolgozására vonatkozik, nem lenne értelme a fejezeteket a targonca működéséről vagy a veszélyes anyagok kezeléséről.
Döntse el, hogy milyen formátumban jelenik meg a vállalat az Ön igényeinek. Míg az irodai kézikönyvek tipikusan papírra nyomtatott iránymutatásnak tekintendők, és három gyűrűs kötőanyagban vannak elhelyezve, a témakör elválasztó fülekkel, a technológia megnyitotta az ajtót az izgalmasabb és gazdaságosabb módszerekre az információszolgáltatáshoz. Fontolja meg például, hogy egy online eljárások kézikönyv megkönnyítené és gyorsabbá teszi az alkalmazottak számára, hogy kulcsszavakat írjanak be. Az elektronikus formátum megkönnyítheti a tartalmak frissítését és felülvizsgálatát, valamint a tanulás fokozásához audio tartalmakat és videó bemutatókat is.
Készíts egy listát az összes fejezet témáról, amellyel kezelni szeretnéd a kézikönyvet. Ha például úgy dönt, hogy iránymutatásokat ír le a különböző irodai berendezések üzemeltetésének módjáról, akkor a számítógépek, faxkészülékek, telefonrendszerek, mikrofilmek, fénymásológépek, felvételi rendszerek, postaköltségmérők és összeszerelő eszközök egyedi részeit azonosíthatja. Döntse el, hogy maga írja-e be az összes tartalmat, vagy adja meg az egyes szakaszok első tervezetét azoknak, akik jól ismerik a témát.
Szervezzen eljárási lépéseket a legegyszerűbb fogalmaktól a bonyolultabbakig. Fontolja meg, hogy a fényképek, rajzok, táblázatok vagy más grafikák felvétele kiegészíti-e a felhasználó megértését az anyagról. Adja meg a betűszó és a feladat-specifikus terminológia szójegyzékét. Adott esetben adjon példákat arra vonatkozóan, hogy hogyan kell kitölteni az igénylési megrendeléseket, az utazási költségigényeket, a nyaralási kérelmeket, a munkalapokat, a vevői bevételeket és a vállalat által használt egyéb űrlapokat.
Hozzon létre egy időkeretet az új kézikönyv minden szakaszának kitöltéséhez. Ha szükséges, minden nap ütemezzen egy blokkot a tartalom kutatása, írása, felülvizsgálata és összeszerelése céljából.
A HR személyzetének és a jogi személyzetnek a közzététel előtt felül kell vizsgálnia a tartalmát annak biztosítása érdekében, hogy a nyelv egyértelmű, tisztázatlan és összhangban legyen az állami és szövetségi mandátumokkal és szabályokkal. Adja meg a kézikönyv minden címzettjét egy aláírási lapon, amely jelzi, hogy beleegyezik abba, hogy olvassa el az anyagot, és betartsa az irányelveket.
tippek
-
Az irodai kézikönyvet mindig egy folyamatban lévő munkának kell tekinteni, és ezért folyamatosan felül kell vizsgálni annak biztosítása érdekében, hogy a tartalom pontosan tükrözze a követendő eljárásokat és a feladatok elvégzéséhez használt berendezéseket.
