A vállalkozások beszerzési eljárásokat hoznak létre annak biztosítása érdekében, hogy a vásárlások a vállalat legjobb érdekeit szolgálják, és hogy a pénzt hatékonyan költik el. Ezek az eljárások mindent tartalmaznak, a kis beszerzésektől az egyetlen szállítótól a kiterjedt ajánlattételi folyamatokig. Az ajánlattételi folyamat során a beszerzési menedzser kiválasztja a legjobb ajánlatot a szállítói ajánlatok listájából, az áruk fogadásának költsége, megbízhatósága és időtartama alapján.
Petty Cash
A vállalkozások határértéket állapítottak meg a kis készpénzes vásárlásokra, mint például a $ 25 vagy a 100 $. A csekély készpénzzel történő vásárlást végző munkavállaló ezt gyakran saját pénzével teszi. Ő megtartja a kézhezvételt és benyújt egy űrlapot a felügyelőjének vagy a bérszámfejtési osztálynak, amely tartalmazza az árucikk költségét, beleértve az adót, a vásárlás okát, a dátumot és az eladót. Ezután visszatérítést kap a kiskereskedelmi pénztárból történő vásárlásért.
Nyíltpiaci
A nyílt piaci vásárlások nem igényelnek licitálási eljárásokat, de gyakran szükségük van egy beszerzési osztály jóváhagyására, mivel az áruk a kis készpénz limit felett vannak. A kérelmező árut kér, néha egy adott szállító nevét, és ha a kérelmet jóváhagyták, a vásárlást közvetlenül az eladótól teszi. Lehet vásárolni és szóbeli árajánlatokat kapni a gyártóktól, de nem kell, és magának választania az eladót.
Igénylő licitálás
Egy vállalkozás beszerzési limitet határoz meg, hogy meghatározza, hogy a kérelmező hogyan fogja kezelni a vásárlási ajánlattételi folyamat nagy részét és mikor lesz a beszerzési osztály. Ha az áruk a határérték alatt vannak, és ajánlattételi folyamatra van szükség, a kérelmező összeállít egy listát az ajánlattevőktől, és benyújtja az ajánlatokat a beszerzési osztálynak, amely kiválasztja az eladót a legjobb ajánlattal. A kérelmező ajánlattételi folyamat tartalmazhat egy időkeretet az ajánlatok elfogadására.
Beszerzési részleg licitálása
Ha az áruk vagy szolgáltatások költsége meghaladja a beszerzési határértéket, a beszerzési részleg a vételi ajánlattételi folyamat nagy részét kezeli, a megkereső segítségével. A kérelmező megmagyarázza, hogy miért van szüksége az árukra, és a beszerzési osztály ajánlatokat kér a gyártóktól egy meghatározott számú napig. Amint ez az idő lejár, a beszerzési osztály kiválasztja a legjobb ajánlattal rendelkező szállítót.
