Az irodai eljárások az adott munkahelyen belüli üzleti tevékenység elfogadott szabványa. Az ilyen szabványok az iparágtól, a munkaterheléstől, a földrajzi helytől, a hivatali hivatástól vagy a vállalat méretétől függően eltérőek lehetnek. Például az orvosi, fogorvosi vagy jogi gyakorlatban alkalmazott irodai eljárások sokkal különböznek majd az építési, kiskereskedelmi vagy importvállalkozásoktól. Vannak azonban néhány „normák” az irodai eljárásokra az iparágakban.
Telefonos eljárások
Minden iroda professzionális és udvarias telefonmódot igényel. Válaszoljon a telefonra azonnal, beszéljen világosan és udvariasan, és soha ne hagyja a hívónak többet, mint néhány másodpercig, anélkül, hogy visszatérne a hívásba - még ha minden, amit mond, az: "Még mindig az Ön kérésére dolgozom."
Készítsen üzeneteket azoknak a munkavállalóknak, akik az irodán kívül vannak, vagy nem érhetők el. Egyértelműen rögzítse a hívó fél nevét, dátumát, idejét és telefonszámát, valamint a hívás célját, ha van ilyen. Amikor egy hangposta-rendszer működik, kérdezze meg a hívó féltől, hogy ki akar-e hagyni a hangpostafiókot, majd átadja a hangposta-rendszerbe. Fáradhatatlan a hívás átadása anélkül, hogy a hívó félt értesítené az átadás előtt.
Iratkezelés
A nyilvántartás kezelésének sajátosságai az irodától függően eltérőek, de minden üzleti tevékenység részleteit rendezetten, szakszerűen kell fenntartani. Tartsa meg az összes bevétel, számla, számlakivonat, munkamegrendelés, javaslatok, állásbecslés, levelezés, jelentések és egyéb, a vállalat által készített dokumentumok másolatát.
Hozzon létre fájlokat minden egyes szállítóhoz, ügyfélszámlához, eladáshoz vagy projekthez a cég specifikációi alapján. Tisztán jelölje ki az összes mappát, és helyezze el azokat könnyen elérhető helyen, ahol szükség esetén gyorsan lekérhetők. Ezek az üzletek megfelelő kezelésének követelményei, függetlenül az iparágtól.
Levelek kezelése és terjesztése
A bejövő és kimenő levelek kezelése irodánként is változik, de minden levelet fontos levelezésként kezel, és azonnal kezelje, különösen az ügyfelekkel és az ügyfelekkel folytatott levelezéssel.
Nyissa meg és küldje el a levelet a megfelelő osztálynak vagy alkalmazottnak, az adott vállalati eljárásoktól függően. Soha ne nyissa meg a "személyes" címkét. Ha a bejövő leveleket a terjesztés előtt meg kell nyitni, akkor a címkét vagy a küldő adatait meg kell adni a levelezés hátoldalára.
Mérjük meg a kimenő leveleket, ha szükséges, és csatoljuk a megfelelő mennyiségű postaköltséget a jobb felső sarokban. Ha a leveleket egy levelezőhordozó veszi fel, tegye azt a megfelelő kimenő helyre a felvételhez. Ha a helyi postahivatalhoz kerül, helyezze a betűket egy dobozba a könnyű szállítás érdekében. Szalagozzon minden csomagot biztonságosan, és egyértelműen jelölje meg őket a megfelelő szállításhoz.
Számítógépek és technológia
A számítógépes adatok megfelelő védelme fontos a mai irodában, amely nagymértékben támaszkodik az ilyen információkra. Gyakorolja az alapvető biztonsági eljárásokat a számítógépes fájlok és hardverek védelme érdekében.
A dokumentumok és szoftverek védelme érdekében készítsen napi biztonsági másolatot az összes olyan számítógépes fájlról, amely ilyen szolgáltatást kínál, vagy külön flash meghajtón vagy Zip lemezen. Legyen óvatos a fájlok és szoftverek internetről történő letöltésekor. Tartson egy vírusvédelmi programozást, amikor a számítógép be van kapcsolva, és naprakészen tartja a vírusadatbázist, mivel az új fenyegetések folyamatosan felmerülnek.
Védje meg a hardvert erős és megbízható túlfeszültségvédővel. Éjszakánál kapcsolja ki a számítógépeket, amikor senki nem használja őket, és húzza ki az elektronikákat a nehéz villámlás idején.
