Az üzleti folyamatok feltérképezése lehetőséget ad az üzleti vezetőknek arra, hogy tisztázzák, hogyan valósítják meg a folyamatokat. Olyan problémákat tár fel, mint például a szűk keresztmetszetek és a különböző csoportok vagy egyének folyamatának változása. A vezetők is megtudhatják, hogy a folyamat ténylegesen megtörtént-e attól a módtól, ahogy azt meg kell tenni. A Six Sigma folyamatmenedzsment és fejlesztés egyik fő eleme a folyamatábra létrehozása is, amelyet folyamatábrának is neveznek, de a Six Sigma teljes kerete nélkül is hasznos lehet.
Gyűjtsük össze azokat a személyeket, akik ténylegesen elvégzik a folyamatot arról, hogyan történik. Ügyeljen arra, hogy megtudja, hogy a lépések különböző körülmények között vagy a különböző emberek számára eltérőek lehetnek. Fókuszáljunk arra, hogy a folyamatot jelenleg hogyan végezzük, nem pedig arról, hogy hogyan kell ezt tenni.
Döntse el, hogy milyen típusú térképet szeretne létrehozni. Az alapvető tevékenység folyamatábrája mutatja a folyamat lépéseit a folyamatban, beleértve a döntési pontokat, míg a telepítési folyamatábra világosan bemutatja a különböző csoportok vagy emberek részvételét. Az utóbbi esetében hozzon létre oszlopokat az egyes egyének vagy csoportok számára, és rajzoljon minden egyes lépést a megfelelő oszlopba, jelezve, hogy ki hajtja végre a lépést.
Indítsa el az üzleti folyamat térképét egy ovális vagy lekerekített téglalap rajzolásával, amely a kezdőpont standard szimbólum. A tevékenység folyamatábrája esetén rajzolja ki a kezdőpontot a papír vagy szoftveroldal oldalának bal felső sarkában. A telepítési táblázathoz rajzolja meg a megfelelő oszlop tetején.
Jelölje ki a kiindulási pontot egy olyan mondattal, amely jelzi, hogy ez a kiindulási pont, például a "Hívás jön" vagy akár csak a "Start". Minden egyes lépést ilyen módon kell címkézni, és tartalmazniuk kell egy cselekvést, amely a végrehajtott műveletet képviseli.
Hozzon létre mindegyik folyamatlépést egy téglalap rajzolásával és címkézésével. Minden lépésnek saját képviselettel kell rendelkeznie. Ne használjon egy alakzatú lépéseket a "és" szó használatával, ha több szót vagy műveletet szeretne csatlakoztatni.
Csatlakoztassa a lépéseket a folyamatáramlás irányát mutató nyilakkal. Rendben van, ha a térképe több sorba kerül, hogy illeszkedjen az oldalhoz; a nyilak a folyamat fizikai elrendezésétől függetlenül láthatóvá teszik az áramlást.
Használjon gyémánt alakot, hogy bármikor képviselje a döntési pontot. A következő lépés egy adott körülménytől függ. Például egy online bevásárlókosár folyamat térképe olyan döntési pontot jelentene, amely az ügyfél választását teszi lehetővé a hitelkártyával vagy a PayPal használatával.
Jelölje meg a döntési pontot követő lépéseket a négyszögletes szimbólumok létrehozásával és a címkézéssel, és a nyilakkal a folyamatáram megjelenítéséhez. Jelölje meg a döntési ponttól vezető nyilakat, hogy tisztázza azt az állapotot, amely az utat követi. A jelenlegi példánkban használja a "PayPal" címkét egy nyílra és a "hitelkártyát" a másikra.
Utolsó lépésként adja meg a végső ovális vagy lekerekített téglalap alakú alakot, amely a folyamat végének jelzésére szolgál.
Ellenőrizze a folyamat térképét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyesen olvas. Van néhány olyan személy is, akik ezt a folyamatot végzik, hogy megbizonyosodjanak róla, hogy pontosan ábrázolja, mit csinálnak.
tippek
-
Az olyan programok, mint a Microsoft Visio, speciális funkciókkal rendelkeznek a folyamat térképek létrehozásához, de más grafikai programok vagy PowerPoint is használható. Amikor először gyűjti össze az információt a folyamatról, írjon minden lépést egy kis öntapadó jegyzetre, majd rendezze el őket a folyamatáram megjelenítéséhez. Ez a módszer könnyebb, mint a folyamat térkép létrehozása egyszerre az elejétől. Ha a folyamat sok csoportos vagy egyének közötti átadást foglal magában, érdemes lehet egy telepítési folyamatábrát használni, hogy kifejezetten bemutassa a különböző felek bevonását.
