A tájékoztatást kérő levélre adott hatékony válasz azonnal megadja az ügyfélnek a kért információkat, elkerülve a felesleges megfogalmazást vagy töltőanyagot. Az ügyfelek információigényeinek időben történő megválaszolása növeli a cég hitelességét.
Nyílás
Helyezze be az ügyfél nevét és elérhetőségeit a levél bal felső sarkába, normál betű írási formátumban. Például:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Az ügyfél címe alatt adja meg a levél elkészítésének dátumát.
Használja az ügyfél nevét, hogy személyre szabja a levelet, nem pedig az általános "Kedves Ügyfél". Az első sor az üdvözlés után hagyja, hogy tudja, hogy a levél valóban a válaszadási információra adott válasz: "Kedves János, az információkérésére …"
Levél test
A válasz megfogalmazásakor ügyeljen hozzá az ügyfél levelére. Olvassa el újra a levelet, hogy megbizonyosodjon arról, hogy tisztában van az általa kért információkkal. Ha az ügyfél több információt szeretne, jelölje ki a különböző elemeket annak biztosítására, hogy ne hagyjon semmilyen információt. Ezután a levél testébe írja be az egyes elemeket listában. Adott esetben használja a szoftverprogramban megadott golyópontos vagy számozott listaformázó elemeket.
Záró
Kérd meg az ügyfelet, hogy tegyen lépéseket az Ön által szolgáltatott információk alapján, és vegye fel a kapcsolatot a vállalkozásával, tanácsot ad a Cynthia Perun-nak a Vállalkozóban. Ha például segíthet az ügyfélnek, hogy online megrendelést helyezzen el az üzleti helyszínről, hívja meg, hogy jöjjön a boltba, hogy ezt tegye. Tartalmazza a cég telefonszámát, e-mail címét és a webhely címét. Rendben van, ha megismételjük ezt az információt a záró levélben, és felkérjük az ügyfelet, hogy lépjen kapcsolatba veled, ha további információkra van szüksége.
tippek
-
Szöveg- és nyelvtani hibák rosszul tükrözik az Ön vállalkozásait. Mielőtt bármilyen levelezést küldene az ügyfeleknek, beleértve az információkérésekre adott válaszokat is, legalább kétszer ellenőrizze az adminisztratív asszisztensét vagy munkatársát.
