Létre kell hoznia éves jelentést a szervezet számára? Nem biztos benne, hogyan kell folytatni? Szerencsére megszakíthatja az éves jelentés létrehozásának folyamatát kis, könnyen követhető lépésekbe. A legjobb, ha az éves jelentés kezelése a szervezet kulcsfontosságú döntéshozóival lép kapcsolatba. Fontos, magas színvonalú szereppel szolgálhat, amely növeli karrierjét és bizonyítja a szervezet értékét. Az éves jelentés készítéséhez kövesse az alábbi útmutatásokat.
Indítsa el a számokat. Szinte minden éves beszámoló a pénzügyi adatok köré épül, még a nonprofit szervezetekben is. Találkozzon a szervezet pénzügyi tanácsadóival és / vagy könyvelőivel, hogy vizsgálja felül az elmúlt év pénzügyi teljesítményét, és határozza meg, hogy az idei jelentésben milyen információkat kell tartalmaznia. A szervezet pénzügyi helyzete segít az éves jelentés témájának és megjelenésének kiválasztásában.
Ne feledje, hogy a pénzügyi jelentés pontos tartalma változik a szervezet méretétől, üzleti modelljétől és profit / nonprofit státuszától függően. Ellenőrizze a pénzügyi és jogi tanácsadókat, hogy erősítse meg, hogy melyik alábbi elem közül választhat: Jövedelmi kimutatás --- a szervezet pénzügyi stabilitásának alapvető állítása. Ez részletezi az év forrásait, költségeit és nettó jövedelmét vagy veszteségét. A mérleg --- átfogó képet ad a szervezet pénzügyi helyzetéről. Felsorolja a szervezet eszközeit és kötelezettségeit (tartozások). A nonprofit szervezetekben a mérleg a saját tőke kimutatását tartalmazza. Ez lényegében számot ad a részvényesek értékére a kötelezettségek levonásával az eszközökből. Pénzforgalmi kimutatás --- beszámol arról, hogy a készpénz hogyan mozog a szervezeten keresztül és mennyi pénz áll rendelkezésre. Kockázatok --- összefoglaló az üzleti kockázatokról, amelyekkel a szervezetnek szembe kell néznie, vagy esetleg szembe kell néznie a jövőben. A megjegyzések --- tartalmazzák a szervezet számviteli gyakorlatának magyarázatát, magyarázzák az általános számviteli gyakorlat kivételét, és leírják a pénzügyi információk összegyűjtésének módját. A nyilvánosan forgalmazott vállalatoknak tartalmazniuk kell a vezető vezetői jelentést, amely megerősíti, hogy a belső számviteli ellenőrzések megfelelnek a Sarbanes-Oxley törvény követelményeinek.
Készítsen költségvetést. Használja ki az előző évi jelentés költségeit, ha rendelkezésre áll. Ezután vegye figyelembe az aktuális igényeket. Kérdezd meg, szükséged lesz professzionális fotózásra? Segítségnyújtás? Kinyomtatni és elküldeni a jelentést és / vagy közzétenni egy webhelyre? Milyen technikai segítségre lesz szüksége? Mennyibe kerül a nyomtatás és a postaköltség?
Válasszon egy hangot és témát az éves jelentés tartalmához és kialakításához. Vajon jól működött a szervezet? Ezután tervezzen egy remek hangot és egy fényes, színes designt. Ha a szervezet kihívásokkal szembesült, vagy viharot okozott, az alacsony kulcsú hang és a fekete-fehér kialakítás érthetőbb.
Tervezze meg a tartalmát. Tekintse át az év tevékenységeit. Olvassa el a legfrissebb hírleveleket, sajtóközleményeket és híreket. Melyek voltak a legfontosabb eredmények és mérföldkövek? Kik voltak a nagy előadók és a különbség-készítők? Használja a válaszokat az éves jelentés tartalmi tervének elkészítéséhez.
Kezdje a tetejét. Kezdje az éves beszámolót egy szervezeti vezető (elnök, elnök vagy ügyvezető igazgató) betűjével vagy oszlopával. A vezetői üzenetnek áttekintést kell adnia az év tevékenységéről és teljesítményéről. Azt is összefoglalja a pénzügyi teljesítményt, hogy az általános olvasó megértse.
Adj hitelt. A nonprofit szervezetekben, illetve a nonprofit szervezetekben részt vevő donorok és önkéntesek vezetői és kulcsszereplőinek elismerése.
Ellenőrizze a tervet vezetővel. Győződjön meg róla, hogy megvásárolja a költségvetést, a hangot és a megjelenést. Különösen ügyeljen arra, hogy a pénzügyi információk bemutatása megfeleljen a végrehajtó jóváhagyásának. Ne feledje, hogy a vezetés valószínűleg a kiadás és a terjesztés előtt valószínűleg aláírja a végleges tartalmat és tervezést.
Készítse el a jelentést. Ha a szervezetnek nincs írói, fotósai és tervezői, akkor magának a munkának vagy önkéntesnek kell lennie. A marketingkommunikációs cégek és a szakmai szabadúszók szintén segítséget nyújtanak. Ha azt tervezi, hogy kinyomtatja és elküldi a jelentést, vegyen fel ajánlatot több nyomtatóból és levelezési házból. Ezek segíthetnek az éves jelentés kialakításában is.
