Kevés helyzete sokkal kényelmetlenebb, mint a munkavállalónak vagy az ügyfélnek, hogy „Nem”. Az üzletemberek gyakran úgy érzik, hogy a kérelmek betartásának megtagadása rossz érzéseket hoz létre róluk és az üzletről, ami befolyásolhatja a jövőbeni értékesítést. Még rosszabb, ha egy ügyfél vagy munkavállaló döntést hoz fel, úgy találja, hogy nem egyszer, hanem kétszer kell mondania. Ezen a ponton az író aggódik, hogy a helyes hangot használják, és hogy mennyi információt kell feltárni, hogy a levelezés további vizsgálatokat vagy akár jogi lépéseket ne okozzon.
Szerezzen be egy vállalati levélpapírt, amelyet a válaszához használhat. A fellebbezésre adott válasz az ügy utolsó szavát jelenti, és a hivatalos levélpapír használata segít a hatósági benyomást közvetíteni.
Írja be a dátumot, hagyja ki a szóközt és írja be a címzett teljes nevét és címét.
Ugrás egy másik helyet, írja be a "Kedves Mr./Ms.(insert név" -t, majd egy kettőspontot. Ha úgy érzi, hogy különleges szilárdságra van szükség, hagyja ki a "kedves" -t, és egyszerűen írja be a címzett nevét. Ugrás egy másik helyet.
Az első bekezdésben azonnal közölje a címzettet, ha fellebbezést nyújtott be, és röviden magyarázza el, miért kapta meg a kérését.
Ha nem adja meg a fellebbezést, köszönöm a címzettnek az üzlet iránti érdeklődését, vagy a kemény munkáját, és a bekezdés végén adja meg a rossz híreket. A rossz hírek elhelyezése a bekezdés végén lehetővé teszi, hogy először lelassítsa az ütést, ami segít megőrizni a címzett goodwilljét. Magyarázza el röviden a kérelem elutasításának okát; ne adjon olyan sok részletet, hogy a címzett megvizsgálhatja a politikát, és másodszor kitalálhat téged.
Adjon meg további kiegészítő információkat a második bekezdésben. Ha megtagadta a fellebbezést, tudassa meg, hogy a döntés végleges, és az ügy zárva van.
Írja be az "Üdvözlettel" vagy az "Üdvözlettel", és hagyja ki a három sort. Nyomtassa ki a betűt és írja alá a nevét kék vagy fekete tintával. Tartsa meg a levél másolatát a feljegyzésekhez.
Küldje el a levelet hitelesített levélben annak érdekében, hogy megőrizze a válaszát és bizonyítsa, hogy a címzett megkapta a levelet. Ez a rekord fontos lehet, ha az ügy bíróság elé kerül.
