Gyakorlatilag minden szervezet számítógépre vagy számítógépes berendezésre támaszkodik bizonyos funkciókhoz, és sok szervezet támaszkodik a munkavállalókra, hogy naponta használják a számítógépeket. Annak ellenére, hogy ezeket a gépeket árcédulák hordozzák, azok a szervezet befektetésének megtérülését eredményezik a hatékonyságnövekedés, a professzionálisabb prezentációk és még a továbbfejlesztett kommunikáció formájában.
Hatékonyság
Azokban az időkben, amikor a számítógépek az amerikai szervezetekben mindenütt jelen voltak, az összetett funkciókkal rendelkező munkatársak, például a számvitel és az elemzés, gyakran kellett többletet számolni a ceruzával, papírral és számológéppel. A dokumentumok készítésével megbízott alkalmazottaknak kézzel kellett írniuk a produkcióikat. A számítógépek olyan elektronikus elemet hoztak létre, amely lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy papírokat készítenek digitális fájlok készítésére, és az elektronikus táblázatok lehetővé tették a munkavállalók számára, hogy komplex matematikai számításokat hajtsanak végre, egyszerűen beírva őket a gépbe. Amikor egy 4-H kiterjesztésű szervezet St. Paulban, Minn. 1986-ban a Journal of Extension szerint a számítógépek bevezetése során az ügynökök gyorsan felhasználták a hatékonysági nyereséget a képzési anyagok előállítása és a sajtóközlemények létrehozása terén.
professzionalizmus
Ahogy a számítógépek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy hatékonyabban hozzanak létre dokumentumokat, a gépek segítenek az alkalmazottaknak, hogy kifinomult és professzionális megjelenést kapjanak. Ahelyett, hogy kézzel írott vagy gépelt kéziratot küldött volna egy helyi újságnak vagy kiadványnak, például a munkavállalók egy szoftveralkalmazásban generálhatják a dokumentumot, elektronikusan ellenőrizhetik a helyesírási és nyelvtani hibákat, és a dokumentumot közvetlenül egy szerkesztőnek küldhetik be. Értékesítési szakemberek használhatják a számítógépeket grafikonok és grafikonok előállítására, amelyek bemutatják termékeik és szolgáltatásaik előnyeit, és az előadók professzionális, animált és akár interaktív diavetítések fejlesztésére és szállítására használhatnak számítógépeket.
Adatmegosztás
A számítógép által kínált irodai előnyök listájában a Spam törvények számítástechnikai honlapja ismételten elismeri a számítógépek és hálózatok azon képességét, hogy megkönnyítsék az információk megosztását. Az egyik helyszínen dolgozó alkalmazottak elektronikus dokumentumokat hozhatnak létre, és egy másik helyen lévő munkavállalók - még egy másik ország is - csak pillanatokkal később szerezhetik be a dokumentumot. Mivel az elektronikus fájlok csak nagyon kis mennyiségű fizikai helyet foglalnak el, a munkavállalók is utazhatnak, vagy távoli helyről elektronikus úton hozzáférhetnek hozzájuk.
közlés
A számítógépek lehetővé teszik az elektronikus kommunikációt, és az azonnali hozzáférés ilyen formája vitathatatlanul az egyik legjelentősebb előny, amelyet a számítógépek kínálhatnak egy szervezetnek. Az elektronikus kommunikáció, például az e-mail, az azonnali üzenetküldés és a webes közvetítések segítségével a szervezeti vezetők valós időben kommunikálhatnak nagyon sok alkalmazottal, függetlenül a fizikai helytől. A számítógépek elősegítik az elektronikus kommunikációt más fontosabb érdekelt felekkel, például a befektetőkkel és a beszállítókkal, és az ügyfelek az elektronikus kommunikáció segítségével gyorsan megkaphatják a szolgáltatást, vagy akár megrendelhetnek. A számítógépek még segíthetnek a szervezeteknek a kommunikációs költségek csökkentésében, a fizikai utazást csökkentő videokonferenciák megkönnyítésével vagy a hagyományos telefonok szükségességét megszüntető hangkapcsolatok létrehozásával.
