A számviteli alkalmazottak sok papírmunkát kezelnek, és az iratrendszer nélkül az iroda gyorsan válhat rendetlenné. Gyakori, hogy a számviteli osztályoknak sok iratszekrénye van, beleértve a zároltakat is, hogy megőrizzék a bérszámfejtést és az egyéb bizalmas információkat. A pénzügyi dokumentumokhoz és az adatokhoz való hozzáférést korlátozni kell - az irodák nem lehetnek nyilvános helyeken. A nyilvántartási rendszer bevezetése a számviteli hivatalban bizonyos kihívásokat jelent, de ez sikeresen megvalósítható és növeli az osztály hatékonyságát.
Kétféle fájl beállítása. Az egyik iratszekrényben vagy fiókban napi fájlok állnak rendelkezésre, amelyeket általában az év vége után tárolnak. Ezek a fájlok magukban foglalják a költség- és bevételi tételek nagy részét. A második típusú fájlok a tartós vagy hosszú távú elemek tárolására vonatkoznak, amelyeket idővel el kell érni. Példaként említhetők a szakpolitikák és eljárások, szerződések, állóeszközök, biztosítási kötvények és egyéb dokumentumok, amelyek az év vége után nem távolíthatók el.
Fájl dokumentáció típus szerint. A költségeket a bérszámfejtésektől és a számviteli egyéb területektől elkülönítve kell benyújtani. Ne keverje össze és illeszkedjen. Ha bizonyos tranzakciók egynél több területhez tartoznak, mint például a kiadások és az állóeszközök, készítsen másolatokat a papírmunkaról, és helyezze el a dokumentációt mindkét fájlra. A költségeket alfabetikusan lehet eladni a szállítónevek szerint, míg a fix eszközök fájljait vásárlási időpontok szerint lehet besorolni. A vállalkozástól függően a jövedelemmentést a kézhezvétel dátuma vagy a letétbe helyezés dátuma alapján a banki egyeztetések megkönnyítése érdekében kell benyújtani.
Használjon különböző színeket a fájljaival. Például az összes költségét piros mappákba, a zöld bevételekbe és a sárga mappákba kötött szerződésekbe is beírhatja. Ha keres egy jövedelemtételt, menjen egyenesen a zöld mappákba, időt és energiát takarítva meg. Ha egy piros fájlt fektet körül, akkor a helyes iratszekrénybe problémamentesen vagy késedelem nélkül mozgathatja. A szín koordináció megkönnyíti a bejelentést.
tippek
-
Létre kell hozni egy forró fájlt, ahol azokat az elemeket, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, megtartják az asztalon.
