A kis pénzeszköz egy kis összegű készpénz, amelyet egy vállalkozás a közös kiadásokra, például az irodai kellékekre, a postai küldeményekre vagy az üzemanyagköltségekre fordít. Ez az alap olyan kiadások kifizetésére szolgál, amelyekért a vállalat nem ír egy csekket vagy beszerzést számlán. Az „előlegalap” néven is ismert, és pontosan azt az összeget töltik fel, amelyből az összeg kiegyenlített, az alap egyenlegének mindig meg kell egyeznie az alapra megállapított egyenleggel.
Írja be a naplóbejegyzést, amikor létrejön a kis pénzeszköz. Tegyük fel, hogy a helyi könyvesbolt megállapította, hogy 100 dolláros készpénzt kell tartani a különféle kiadásokért. Ehhez a tranzakcióhoz kétsoros naplóbejegyzést kell rögzíteni: 1. sor: Petty Cash: Debit: 100,00; 2. sor: Készpénz: Hitel: 100,00; Amint azt a bejegyzés is jelzi, az eddigiekben nem fordítottak különféle kiadásokat.
Jegyezze fel a különféle kiadások naplóbejegyzését, és töltse fel a kispénz-pénztárat. Tegyük fel, hogy az 1. lépésben újrahasznosítjuk a könyvet, a könyvesbolt 25 dollárt költött a gázra, 12,50 USD-t az irodai eszközökre, 28 dollárt az étkezésre és 11,50 USD-t postaköltségre. Az alábbi bejegyzéseket fel kell tüntetni a „kis készpénzes költségek” címsor alatt: 3. sor: a Petty Cash Line 4 kiadásai: Gas: Debit: 25,00; 5. sor: Irodai kellékek: Debit: 12.50; 6. sor: Étkezések: Debit: 28.00; 7. sor: Postázás: Debit: 11.50; 8. sor: Készpénz: Hitel: 77,00; A beszerzésekkel kimeríti az alapból származó készpénzt. Ezért a megvásárolt áruk, a 4. sor a 7. soron keresztül kerülnek levonásra, és a teljes kimerült készpénz a 8. sorban kerül jóváírásra. Ezért a készpénztárhoz hozzá kell adni a 77 dolláros összeget az alap feltöltéséhez.
Készítsen korrekciókat a készpénz rövidre és többre. Bár gondos lépéseket tesznek a belső készpénzkezelés biztosítása érdekében, hibák lépnek fel. Különösen a kis készpénz és a változás kezelése során az összeg nem mindig egyenlő a részével. Ha a $ 21 a kis készpénzes fiókban maradt összeg, de a bevételek csak 77 dollárba kerülnek, a fiókban maradt összeg és a bevételek összege 98 dollárt tesz ki; a 100 dolláros első alapított kispénztári alap 2 dolláros hiánya rövid és idősebb. Most a naplóbejegyzés a következőképpen néz ki: 3. sor: A Petty Cash Line 4 kiadásai: Gas: Debit: 25.00; 5. sor: Irodai kellékek: Debit: 12.50; 6. sor: Étkezések: Debit: 28.00; 7. sor: Postázás: Debit: 11.50; 8. sor: készpénz és átfutás: Debit: 2,00; 9. sor: Készpénz: Hitel: 79,00; Ebben az esetben a pénz készpénztárához hozzá kell adni a 79 dolláros készpénzt az alap feltöltéséhez.
