Egy esemény-tervező bizottság hasznos lehet, ha nagy vagy bonyolult tevékenységért felelős. A bizottságot korán kell megalakítani, hogy a kezdetektől a végéig részt vehessen a tervezésben. Vezessük a vezetést a határidők és a bizottsági tagok toborzásakor.
Kezdje a tervek elkészítését a bizottság hónapja előtt az esemény előtt. Határozza meg, hogy a bizottságnak milyen gyakran kell találkoznia és tartania az üléseket, hogy az emberek ne unatkozzanak. Ütemezzen extra találkozókat, amikor az esemény közelebb kerül.
A bizottság tagjainak felelősségének megállapítása és az albizottságok megtervezése az emberekhez való csatlakozás előtt.
Kérd meg az embereket, hogy csatlakozzanak a bizottsághoz. A hangsúly azokra az emberekre összpontosít, akik érdeklődést mutattak az esemény iránt, vagy hasonló eseményeket terveznek. Kérdezd meg személyesen, és add meg az egyénnek az összes részletet, amit erre a pontra terveztél. Küldje el nekik e-maileket, köszönetet mondva nekik, hogy csatlakoztak a bizottságához, és emlékezteti őket az első találkozásának részletére.
Minden tag töltsön ki egy rövid űrlapot az első ülésen. Tekintse át az értekezlet ütemezéseit, és adjon részleteket az eseményről és az aktuális eszközökről vagy problémákról. Mutassa meg, hogy hol van szüksége segítségre és milyen döntéseket kell hozni. Hozd fel az albizottságokat, és hagyd, hogy a csoport határozza meg, hogy mely tagok lesznek felelősek ezekért. Az albizottsági elnökök kijelölése az első ülés végéig.
