Az e-mail a vállalkozások és a vállalkozásokkal kommunikálók standard kommunikációs módszere lett. Ez azt jelenti, hogy vannak olyan idők, amikor egy hagyományos szakmai üzleti levél szükséges. Ez lehet a munkakeresés, az üzleti javaslatok vagy akár jogi okok miatt. Helyesen formázza a levelet, hogy a lehető legjobb eredményt kapja. A jelenlegi üzleti stílusok inkább a "blokk formátumú" levelet használják az üzleti célokra, mint a kevésbé formális betűkkel használt "beágyazott stílus".
Hozzon létre egy fejlécet
A levélpapír az Ön adatait tartalmazza, beleértve a nevét, cégnevét (ha van ilyen), a címet és egyéb releváns kapcsolati adatokat, például a telefonszámot, a faxot és az e-mailt. A legtöbb számítógépes szövegszerkesztő program megnyitja a "fejléc" szakaszt, ha duplán kattint az üres fájl oldal tetején. A blokkstílusban nincs információ vagy információ központosítása. Ez csupán egy blokk az információ a bal oldali margó mentén. Ezt a fejlécet csak az első oldalon használjuk.
Ha nem tudja létrehozni a fejléc fejlécében a fejlécet, akkor két lehetősége van. Az első blokkként helyezze át a fejléces fejlécet, vagy először helyezze el a dátumot a dátum és a címzett adatai között.
Dátum, cím és üdvözlés
A dátum, a cím és az üdvözlés az első három blokk a főoldalon. Győződjön meg róla, hogy nem a fejlécrészben található a fő testlapra kattintva. Az első sor az a dátum, amely a hónapot a következő nap és év megadásával formázza, például 2017. május 10-én.
Tartson üres sort a dátum és a címzett címblokkja között. Tartalmazza a "Mr.", "Ms." vagy "Mrs." adott esetben. Használja a teljes címet és elérhetőségeket, helyezze az utcai információkat egy sorba és a városba, adja meg a következőt. Ugrás egy sort az üdvözléshez, amelyet egy kettőspont követ, például "Kedves Ms. Smith:".
Formázza a levél testét
A cím és az üdvözlés között, vagy az üdvözlés után hivatkozhat a témát összefoglaló levélre, például egy „RE: Supervisor Position” -ra. Folytassa, majd írja be a levél testét. Használjon 10 vagy 12 pontos konzervatív betűtípust, például Times New Roman, Cambria vagy Arial. A bekezdések nincsenek beágyazva, a bal szélen helyezkednek el, és egy sorterülettel vannak elválasztva. A margóknak egy hüvelyknek kell lenniük a dokumentum minden oldalán.
Mozgás a második oldalra
Csak a levél első oldalára írja be a levélpapír-kapcsolattartási információkat. Amint már említettük, az első oldal az egyetlen hely, amelyen a feladó teljes nevét és címét tartalmazó levélpapír kell, hogy legyen. A második oldal fejlécében fel kell tüntetni az oldalszámot. Előfordulhat, hogy a bal oldali margóban szerepel a levél címzettje és a jobb oldali margó, amely segít abban, hogy az olvasó azonosítsa a dokumentumot, ha a két oldal elválik.
A levél bezárása
A betűket aláíró blokk zárja. Zárja be a második oldalon levő betűket egy semleges, de barátságos közelséggel, mint például "Tisztelettel" vagy "Üdvözlettel". A zárást vessző, négy szóköz és a neved követi. Adja meg a címét, ha van, a neved alatt. Írja be a levelet kék vagy fekete tintával a neved fölötti helyre.
Ha bármit is szerepelt a levélben, mint például az önéletrajz vagy a javaslat, akkor azt szeretné megjegyezni, hogy az Ön neve alatt két "sor" található.
