A hivatalos üzleti kommunikáció vállalati levélpapíron van, és tipikusan tartalmazza az író aláírását a záró üdvözlet alatt. Az ilyen típusú üzleti kommunikáció formátuma egyszerű; az egynél több személy aláírását igénylő levelet azonban kissé más módon kell összeállítani és formázni, hogy megmagyarázza, hogy a levél több aláírást tartalmaz, és helyet adjon több aláírásnak.
Hagyományos blokk formátum
Az üzleti levelezésnek hagyományos blokk formátumban kell lennie, ami azt jelenti, hogy a dátum a levélpapír alatti két sortér; a címzett neve és a levelezési cím két sorterület a dátum alatt; egy tárgysor két címteret jelent a címzett adatai alatt, és végül a téma sor alatt két sorterület az üdvözlés. A hivatalos üzleti levelezés elfogadható üdvözletei: "Kedves Ms. Smith", "Kedves Mr. Jones", "Uraim", vagy egyszerűen "Üdvözlet". Az utolsó példa akkor hasznos, ha a levél több vegyes nemű címzettje. A hagyományos blokkformátum azt jelenti, hogy a bekezdések nincsenek beágyazva, minden vonal egybeesik a bal oldali margóval.
Több aláírás oka
Míg az a személy, akinek a levelezését címezi, már tudja, miért van több aláíró, bölcs dolog röviden megismételni az okot a levelében. Azok az esetek, amikor egy levél több aláírást igényelhet, magukban foglalják egy olyan művelet közlését, amely több személy engedélyét igényli, vagy több olyan személy kollektív nézeteit, akik támogatják a levél által közvetített üzenetet. Például írhatsz: "Az ABC Vállalat vezetői csapatának nevében ez a levél bemutatja a konszenzust, amelyet az emberi erőforrásokkal foglalkozó személyzet felvételére vonatkozó írásbeli kérelme megvitatása után értünk el." A levél első bekezdésében adja meg a kommunikáció okait, és annak okát, hogy a levél több aláírást tartalmaz. A levél következő pontjai természetesen egybeesnek a bal oldali margóval.
Záró üdvözlő és aláírási blokkok
A záró üdvözletnek olyannak kell lennie, amely megfelel egy hivatalos üzleti levélnek, mint például "Nagyon igazán a tiéd", "Tisztelettel" vagy "Üdvözlettel". A záró üdvözlet két sorteret kezd az utolsó bekezdés alatt.
Ha csak két aláírója van, ugorjon le négy sorterületet, amelyek elegendő helyet tartalmaznak az írásos aláíráshoz, és írja be az első aláíró nevét a bal margóval. Az aláíró neve alatt lévő sorba írja be az álláspontját vagy címét. A második aláíró nevének és pozíciójának vagy címének egy másik négy sorát hagyja ki. Az első aláírási blokknak a szervezetben magasabb rangú személy nevének és címének kell lennie.
Ha három aláírója van, hagyja ki a négy sorterületet, és írja be a Signer 1 nevét a bal margóval. Lapozzon a táblára, és írja be a 2. aláíró nevét; lapozzon újra, és írja be a 3. aláíró nevét. Húzza le az egyik sor és írja alá az 1. aláíró pozícióját vagy címét, lapozzon, és tegye meg ugyanezt a 2. aláíró és a 3. aláíró számára, így a címük közvetlenül a gépíró nevük alatt található.
Négy aláíró esetében hagyja ki a négy sorterületet, és írja be a Signer 1 nevét a bal margóval. A lap az oldal közepére és a Signer 2 nevére; ugorjon le a következő sorra, és írja be közvetlenül az 1. aláíró és a 2. aláíró nevét. Ugrás le további négy sorterületet, és ismételje meg a Signer 3 és a Signer 4 formátumát.
Forgalmazza a tervezetet
Mivel több személy nevében egy levelet ír, jó gyakorlat, ha a tervezetet az aláírások kérése előtt terjesztik. Mondd el nekik, hogy szívesen fogadjátok a bevitelt, és e-mailben elküldjük a tervezetet, vagy egyenként meglátogatva minden személyt. Amikor mindenki egyetért a levél üzenete tartalmával és kézbesítésével, készítse el a végleges verziót, és mindenki tudja, hogy személyesen továbbítja az aláírásaikhoz.
