Egy üzleti levél kézbesítése viszonylag egyszerű. Írja be a személy nevét és címét az Egyesült Államok Post Office formátumának használatával, és kövesse a "Kedves Mr./M. Ha ugyanazon üzleti levélben több címzettnek kell foglalkoznia, a dolgok bonyolultabbak. A címzettek helyétől függően az egyes címzetteket külön-külön fogjuk megcímezni, vagy a "kópia" jelölést - "cc" - használjuk a levél alján.
Több ember, ugyanaz a cím
Ha ugyanabban a szervezetben több címzettet címez, nem szükséges többször megismételni a címet. Egyszerűen írja be az egyes címzettek nevét és címét, majd az egyetlen cégcímet. Ilyennek kell lennie:
Ms. Mary Harris, vezérigazgató
Robert Martinez, a létesítmények igazgatója
Dr. Philippa Bennett-Price, pénzügyi igazgató
Acme Limited
123 Acme utca
Lexington, KY 40505
Üdvözlettel kell felsorolni a neveket ugyanabban a sorrendben, mint a címet, majd egy kettőspontot (":"), például: "Kedves Ms. Harris úr, Martinez úr és Dr. Bennett-Price:" Írás "Kedves Mária, Robert és Philippa: "tökéletesen jó, ha elsőnevű kifejezéseket használ. Udvarias, hogy különálló levelet és borítékot küldjön minden személynek, ezért nyomtasson és írjon alá egy eredeti példányt minden címzettnek.
Több ember, más cím
Ha ugyanazt a levelet több címzettnek kell megküldeni különböző helyszíneken, minden személy egyéni címzett levelet kap. Jelölje meg, hogy elküldte a levelet a többi személynek az "aláírás" alján lévő levél alján lévő "cc:" betűvel, majd a többi címzett nevét betűrendben. A "CC" jelentése a szén-dioxid-másolat, amely a fénymásoló találmánya előtt a dokumentumok további példányainak elkészítéséhez használt szénpapírra utal - ma a "jóvoltából" kifejezést használjuk. Győződjön meg róla, hogy minden egyes betűben módosítsa a "cc:" sort, hogy minden címzett tudja, hogy ki a többi címzett. Adja meg címüket, ha ez hasznos lesz a címzettnek.
Amikor sok címzett van
Ha sok címzettje van, mint például egy bizottság tagja, akkor célszerűbb egy, a csoportnak címzett levelet készíteni, és helyezzen el egy elosztó blokkot a levél végén. Elfogadható, hogy nagyobb csoportokat üdvözöljünk embercsoportként, például „Tisztelt befektetői kapcsolatok” vagy „Tisztelt tagjai a testületnek”. Ha a levelet a saját szervezetén belül belsőleg terjesztik, akkor jó, ha a "Kedves mindenkinek" nem hivatalos üdvözletet használjuk.
Figyelmeztető szó
Bár van egy bizonyos etikett a címzettek címzésére több címzett számára, nincsenek nehéz és gyors szabályok. Vállalatának saját stílusa lehet, amely lehet, hogy nem követi a hagyományos szabványokat. A következetesség jó benyomást kelt a márkádról, ezért ellenőrizze, hogy minden alkalmazottja ugyanazt a stílust követi-e minden üzleti kommunikációban.
