Annak érdekében, hogy jó benyomást tegyen, amikor egy üzletvezetőnek írunk, világos, tömör, professzionális és hangos dokumentumot kell létrehozni. Az üzleti levelek formálisabbak, mint az e-mailek, és általában bizonyos protokollokat követnek. A levél formátumának, címének és megnyitásának módja azt a benyomást irányítja, amelyet a vevő rendelkezik Önnel; ezért győződjön meg róla, hogy fenntartja a szakmai szabványokat, így a levél tartalmát komolyan vesszük.
Sorolja fel a teljes levelezési címét az oldal tetején. Formázza meg a címet, mint ahogy azt a város, az állam és az irányítószám is tartalmazza a második sorban az utcaszámát és nevét követve. A telefonszámát és az e-mail címét közvetlenül a címét követően is felsorolhatja.
Írja be a dátumot a címet közvetlenül követő sorba. Írja be a dátumot teljes egészében, például 2011. március 14-én, a 3/14/11 helyett. A dátumot a levél többi részével együtt indokoltnak kell hagyni.
A dátum után négy sort hagyjon ki, és írja be annak a kezelőnek a címét, aki megkapja a levelet. Ez némileg más, mint a saját címének felsorolása. Ennek a szakasznak az első sora a kezelő nevének kell lennie, akinek a levélét címezzük. A következő sor a menedzser pontos helyzete lesz a cégnél, majd a cég neve a harmadik sorban. Ezután jön a menedzser levelezési címe, beleértve a várost, az államot és az irányítószámot is. Ne jegyezze fel telefonszámát vagy e-mail címét.
Ugrás egy sort, majd írja meg üdvözlését, mint például "Kedves Ms. Stevens" vagy "Kedves Mr. Jones". Az üdvözlést egy kettőspontnak kell követnie.
Írja be a levél többi részét.
