A napirendek megfogalmazzák a találkozó elvárásait. A napirend sablon használata szabványosítást és egy formális formátumot biztosít az igazgatói ülés számára. A találkozók tervezése a zökkenőmentes találkozáshoz szükséges szakmaiságot és felkészültséget mutatja. A napirend megosztása a találkozó előtt egy-két napig lehetővé teszi a meghívottak számára, hogy előkészítsék és előre jelezzék a megbeszéléseket és megbeszéléseket. Az igazgató gyakran elfoglalt menetrendekkel rendelkezik, és kevés idővel rendelkezik a bonyolult dokumentumok rendezéséhez. Minél egyszerűbb a napirend formátuma, annál könnyebb lesz az igazgatóknak és az asszisztenseknek meghatározni az értekezlet célját, helyét és témáit.
Hozzon létre igazgatói találkozó napirendet egy szövegszerkesztő programban, például a Microsoft Word programban. A Word egy olyan alkalmazás, amelyhez a legtöbb hozzáférhető és számos letölthető találkozó napirend sablon áll rendelkezésre, amelyeket kiindulópontként használhat. Testreszabhatja a napirendet a cég logójával és nevével.
Írja be a találkozó nevét, dátumát, idejét, helyét és a konferenciahívás adatait a napirend fejlécébe. Tájékoztassa az információkat egyértelműen, az oldal tetején és középre állítva a meghívottak egyértelműen tudják, hogyan és mikor kell elérni az értekezletet. Lehet, hogy szeretné felvenni egy listát a meghívott és a közvetítők listájáról, amint az oldal lehetővé teszi.
Kérjen napirendi témákat a résztvevő igazgatóktól. Küldje el e-mailt legalább egy héttel az ülés előtt, hogy napirendre vonatkozó kérdéseket kérjen. Sorolja fel a napirenden szereplő témákat annak érdekében, hogy hogyan kívánja bemutatni az egyes témákat. A sablonon felsorolja az egyes napirendi pontokat a számok szerint a bal oldalon, és annak a személynek a nevét, aki a téma vezetéséért felelős. Ha az idő korlátozott, akkor érdemes az egyes témákhoz időkereteket rendelni, felsorolva azokat a napirendi pont mellett.
Sorolja fel a „Következő lépések” és a „Más elemek” listát az utolsó két napirendi pontként. Ez lehetővé teszi, hogy találkozója összefoglalhasson minden olyan cselekvési tervet és egyéb témát, amely nem szerepel a napirenden.
tippek
-
Használja ugyanazt a naptárformátumot a későbbi igazgatói ülésekre. Az igazgatók hozzászoknak a napirend formátumának megnézéséhez, és könnyedén megtekinthetik az értekezlet részleteit és témáit. Bizonyosodjon meg arról, hogy a napirendjei nincsenek tisztázva, rengeteg hely van a sorok között, és világosan mutassa meg a dokumentum célját és az ülés okait.
