A jól strukturált találkozók napirendje értékes eszköz annak biztosítására, hogy az ülések elérjék a kívánt eredményeket a kiosztott időn belül. Az elvégzendő tevékenységek körének, valamint a megvitatandó konkrét témák listájának a résztvevőknek az ülésen való irányítását kell célul kitűznie. Ezért a napirend jelentős szerepet játszik abban, hogy a találkozó eredményes legyen.
Előzetes kommunikáció
A napirend gondoskodik arról, hogy a megvitatandó kérdésekkel kapcsolatos releváns információk előre jussanak a résztvevőknek. Ennek eredményeképpen a résztvevőknek elegendő idő áll rendelkezésre a kutatás és a konzultációk elvégzésére, mivel a napirend tartalmazza a kezelendő témák vagy kérdések listáját. Továbbá a résztvevők tudni fogják, hogy terveznek-e beszélni vagy előadásokat tartani. Az ülésen meghívott valamennyi tag tudja, hogy mit várjon.
Találkozó cél
A napirend lényeges, hogy a résztvevők a témára összpontosítsanak. Ez azért van, mert tartalmaz egy listát az értekezlet céljairól, valamint azokat a fő kérdéseket, amelyek nélkülözhetetlenek a megbeszélés megtartásához az ülés céljához. Alternatív megoldásként ezt a résztvevőknek a prioritásokról való tájékoztatásával vagy az egyes résztvevőket érintő kérdések és projektek megfontolásával lehet elérni.
A képviselők bevonása
Az értekezlet céljának hangsúlyozása mellett az ülés elején a napirend rövid szóbeli előnézete segít az ülés ütemének meghatározásában. Lehetőséget ad arra is, hogy a résztvevők azonosíthassanak egy kérdéssel kapcsolatos álláspontot, valamint hogy hol visszaléphetnek, amikor a találkozó leáll. Ennek eredményeként a résztvevők megérthetik a találkozó áramlását, és megfelelően részt vesznek a megbeszélésekben.
Időkezelő eszköz
A napirend lépésről lépésre biztosít hatékony és eredményes találkozót. Ez segít biztosítani a résztvevők idejének hatékony felhasználását, különösen, ha a napirend tartalmaz egy olyan időt, amely minden napirendi pontra megengedett. Az időmegosztásokhoz való ragaszkodás segít a résztvevőknek abban, hogy a fontos kérdésekre és aggályokra koncentráljanak.
