A szervezett és fejlett találkozók napirendje biztosítja, hogy az összes fontos témát egy adott ülésen fedezzék fel. A vázszerkezet segít az ülés irányának irányításában, hogy ne ugorjon egyik témáról a másikra, így lehetővé téve az üzleti élet hatékonyabb lebonyolítását. Kezdje el napirendjét a találkozó előtt, így több tervezetet is létrehozhat és elküldheti a résztvevőknek a találkozó előtt, hogy tudják, mit várjanak el.
Írja le az összes olyan témát, amelyre az ülésen szüksége van. Indítsa el a lehető legszélesebb körben. Írja le például az „Ütemezés” feliratot, amely több alcímet tartalmazhat. Használja a korábbi találkozók, e-mailek és információk jegyzeteit, amelyekkel biztosítani kell, hogy minden szükséges témát leírtak legyenek.
Kommunikáljon más találkozótervezőkkel vagy résztvevőkkel, és érdeklődjön, hogy van-e figyelemre méltó témája. Adjon nekik határidőt a javasolt témákhoz és tételekhez, így lehetősége van arra, hogy szükség esetén nyomon követést vagy levelezést végezzen, majd helyezze be őket a vázlatba.
A témák rendezése. Keressen olyan témákat, amelyek egy nagyobb téma alá helyezhetők. Ha nem, menjen át minden egyes általános témakörben, és szakítsa meg azokat konkrét napirendi pontokban. Például egy termelési találkozó napirendje tartalmazhat "próbakonfliktusokat" és "emlékeztetendő dátumokat" a "Ütemezés" témakör alatt.
A főbb témákat fontossági sorrend szerint kell összeállítani. Döntse el, hogy mely témákat kell először a vázlaton alapulnia, hogy mennyire fontosak, mennyi ideig kell megvitatni őket, és milyen különleges megfontolásokra van szükség, mint például az a személy, aki a találkozónak ezt a részét kell elhagynia, például korán.
Írja be a fő témáit egy függőleges listában, vastag betűvel, nagyobb betűtípussal, 14-16 pontos betűtípussal. Helyezzen be vagy lapozzon egyszerre, és szúrja be az egyes alterületeket közvetlenül a fő téma alatt. A kívánt témaköröket és alcímeket számozhatja vagy írhatja be. Adja meg az egyes alpontok alatti részletes pontokat.
Emlékezzenek és helyezzétek el ezeket az elemeket is, úgyhogy a szubtika alatt ülnek, csak jobbra. A legtöbb szoftver automatikusan behúzza, feltünteti a golyót és a számot, amikor az „Enter” és a „Tab” gombokat megnyomja egy fő vagy alfejezet végén.
Írja be az összes szükséges találkozási információt a dokumentum felső részébe, beleértve a találkozó címét és dátumát, az időt, a helyet, a meghívottakat vagy a várt résztvevőket, valamint a találkozó szervezőjének elérhetőségét, valószínűleg magának.
Írja le az egyes témák előadóinak nevét a fő vagy alfejezet mellett, ha van ilyen. Ne feledje, hogy mennyi időt ad az egyes témáknak. Ellenőrizze a műsorvezetőtől, hogy elég időt adjon neki.
