Míg a digitális korszak kevesebb papírt hoz létre, az elektronikus tárolási igény növekszik. A szervezet információs menedzsment csapata által létrehozott, a rekordok létrehozására, elérésére, tárolására és véglegesen megsemmisítésére vonatkozó iránymutatások meghatározzák az elektronikus iratok életciklusának feltételeit. Az elektronikus iratok életciklusa magában foglalja a legtöbb üzleti és kormányzati szervezet létrehozását, használatát, tárolását és elhelyezését. Egyes szervezetek az életciklus utolsó szakaszaként felbecsülhetetlen értékű nyilvántartásokat archiválnak, amikor nem pusztítják el őket.
Teremtés
Az elektronikus menedzsment rendszer egyik legnagyobb kihívása az, hogy a jövőbeni felhasználás, visszakeresés és tárolás céljából logikusan és következetesen dokumentálja az új rekordok eredetét. A rekordot a szervezet szakpolitikai kézikönyve határozza meg, amely szövetségi és állami alapszabályokkal rendelkezik. Ha az életciklus elején helyesen azonosították, egy rekord könnyen elérhető, amíg a rekord hasznossága lejár, és megsemmisül. A szervezettől függően a rendszer automatikusan rögzít bizonyos rekordokat, amikor bizonyos adatokat beírnak a számítógépbe. Más rendszerek megkövetelik, hogy az egyén kézzel hozzon létre egy rekordot.
Használat
Ha egy rekordot elektronikus úton hoznak létre, akkor rendszerint az üzleti vagy kormányzati célú információs eszközként használják fel és használják fel. Emiatt a rekordokat a tárolóban tárolják a könnyű hozzáférés érdekében. Aktív állapotban a legtöbb rekordot tárolják, de egy adatbázissal érhetők el, amelyek azonosítják a rekordot címkéző információkat.
Tárolás és karbantartás
Miután egy fájlt használnak, és már nem szükséges rendszeresen, egy rekordot gyakran inaktívként tárolnak. A rekordokat a hozzáférést megelőzően kell tárolni, mielőtt megsemmisülnek a szervezeti politikában meghatározott szabályok szerint. A megfelelő tárolás hangsúlyozásának egyik oka az adatvédelmi kérdések. A körültekintő szervezeti politika a felelősségteljes rekordkarbantartás nagy részét a biztonsággal foglalkozik.
Diszpozíció
A nyilvántartásoknak bizonyos évekre hozzáférhetőnek kell lenniük ahhoz, hogy megfeleljenek a szövetségi és állami törvényeknek. A rekordmegőrzéssel és elrendezéssel kapcsolatos legtöbb szervezeti politika a szövetségi és állami alapszabályokat a rekordmegőrzés minimális követelményeinek tekinti. A vállalkozások nyilvántartást folytatnak a peres ügyekben, amennyiben kénytelenek bizonyos múltbeli üzleti tevékenységeket megvédeni. A dokumentumok értékesítésének kritikus jelentősége van. Mivel az elektronikus fájlok szakértői kézben visszaállíthatók, kritikus fontosságú, hogy az elektronikus fájlokat töröljék az információ lekérése nélkül.
