Még telefonon és interneten is néha szükség van régimódi levél küldésére üzleti célokra. Az üzleti fiókok rekordjainak frissítése egy levélben hatékony, mivel a betűk kevésbé kerülnek elfelejtésre (például a telefonhívásokra), és kevésbé valószínű, hogy figyelmen kívül hagyják (például e-mailek). Kényelmes papírút is rendelkezésre áll. Ha levélben kell frissítenie a rekordjait, kövesse néhány tippet, hogy megbizonyosodjon róla, hogy minden alapot lefedi.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
Nyomtató
-
Papír
-
Másológép
-
Boríték
-
Bélyeg
A levél címét a megfelelő részleghez intézheti, hogy a megfelelő személy megkapja a frissített információkat. Például, ha módosítja a csekkfüzetét vagy a betéti kártya számát, forduljon a levélben a beszámolóhoz tartozó részleghez. Ha megváltoztatja a címét, címzettje "ügyfélrekordok". Ha nem biztos benne, hogy melyik részlegnek kell kezelnie a kérését, hívja fel a céget, és kérje meg a levelet, mielőtt megkeresné a levelet, vagy keresse meg az információt a cég honlapján.
Tartsa be a levél tetején található dátumot mind a cég nyilvántartásaihoz, mind a saját személyes adataihoz. Ha például azt kérte, hogy bizonyos időpontokban törölje vagy csökkentse szolgáltatásait, és a vállalat nem kezdi meg időben a kérését, indokolja a fizetés elmulasztását, mivel van egy dátummal ellátott kérelem másolata.
Adja meg a számlaszámát. Ez segít a kérelmet feldolgozó személynek, hogy keresse meg fiókját, és gyorsabban teljesítse a kérését.
Tartalmazza a régi információkat. Például, ha a telefonszámát mozgatja vagy módosítja, írja be a levélben, hogy "ez volt a régi címem", vagy "ez volt a régi telefonszámom". A cégnek szüksége lehet erre az információra, hogy fel tudja húzni fiókját, hogy frissítse a nyilvántartásait.
Adja meg az új információkat. Írja be a levélben, "ez az új címem", vagy "ez az új telefonszámom." Előfordulhat, hogy a frissített információkat félkövér nyomtatással vagy nagyobb betűtípussal helyezi el, hogy a kérelmet feldolgozó személy könnyen megtalálhassa az információt.
Visszatérés kérése. Kérdezd meg, hogy küldjön egy levelet, amelyben értesíted, hogy az Ön adatai frissültek. Amikor megkapja a visszaigazoló levelet, tartsa biztonságos helyen a rekordok számára.
Készítsen egy példányt a levélről, mielőtt elküldi, csak abban az esetben, ha újra kell küldeni, vagy később utalnia kell rá.
