A bérszámfejtés az alkalmazottakkal folytatott üzleti tevékenység kulcsfontosságú eleme. Annak érdekében, hogy a munkavállalók és a bérszámfejtési adók időben és pontosan fizessenek, a bérszámfejtési osztálynak strukturáltnak kell lennie. Az osztályon belüli hatékonyság elérése érdekében a munkáltató dokumentálja a bérszámfejtési eljárásokat. Függetlenül attól, hogy a bérszámfejtés nagy vagy kicsi, az írott bérszámfejtési eljárások kritikusak a sikeres bérszámfejtés szempontjából.
Bérszámfejtési eljárások létrehozása. A bérszámfejtési osztály általában szorosan együttműködik a humánerőforrás-részleggel a megfelelő fizetési és munkavállalói juttatások feldolgozása érdekében. Ebben a folyamatban számos űrlapot használnak: időrekordok / időkártyák, W-2 formanyomtatvány, bérszámfejtési menetrendek és / vagy naptárak, nyaralási igénylési formanyomtatványok, közvetlen betét engedélyezési formák és betegnapi ellenőrző lapok. Ezeket az űrlapokat egy papíráruüzletben vásárolhatja meg, vagy nyomtatási céget testreszabhatja.
Dokumentálja az időmérési eljárásokat. Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma megjegyzi, hogy bármilyen kívánt időmérő rendszert használhat, ha helyes és teljes. Az időmérési eljárásoknak tartalmazniuk kell az adatlapok benyújtásának határidejét és a munkavállalók idejének kiszámításához használt módszert.
Például írja le az alkalmazottak időkártyáinak manuális kiszámításának eljárásait, mint például a felfelé és lefelé kerekítés legközelebbi negyedórára. Ha van olyan időmérő rendszerünk, amely automatikusan átadja az alkalmazottak ütőit / swipeket a bérszámfejtő szoftverbe, dokumentálja a szerkesztési eljárásokat. Ez magában foglalhatja a felügyelők e-mailben történő elküldését a határidő előtt.
Írja le a bérszámfejtési eljárásokat. Szabja a bérszámfejtési eljárásait, hogy megfeleljen a bérszámfejtési rendszerének. A bérszámfejtési rendszer lehet manuális, házon belüli számítógépes vagy külső (kiszervezett). Adja meg az adott rendszer teljes bérszámfejtési eljárásait.
Tegyük fel például, hogy van egy házon belüli számítógépes rendszerünk, amelyben a bérszámfejtő személyzetet és a bérszámfejtő szoftvert használják a bérszámfejtés feldolgozására. Dokumentálja, hogyan kell használni a szoftvert. Állapítsa meg, hogyan kell belépni a munkavállalók bérébe, és hogyan kell feldolgozni a fizetési kiigazításokat, a közvetlen betéteket, a bérszámfejtési adókat, a juttatási napokat, a garnings, a biztosítási juttatásokat és a túlórát. A fizetésszámlák nyomtatása előtt és a bérszámfejtés lezárása előtt lépjen be a bérszámfejtés kétszeres ellenőrzésére.
Ha több fizetési gyakorisággal rendelkezik (például heti és kéthetente), dokumentálja, hogyan kell feldolgozni mindegyiket. A bérszámfejtési eljárásoknak tartalmaznia kell minden feldolgozási lépést, minden bérszámfejtés kezdetétől a végéig.
Tartalmazza az utófeldolgozási eljárásokat. Tegyük fel például, hogy van egy számviteli részlege vagy egy külső adótársaság, amely a társaság bérszámfejtési ügyeit kezeli. Adja meg a szükséges fájlokat és jelentéseket, amelyeket továbbítani kell, és melyik egyén számára. Az állam, akinek fizetési csekkeket kell fizetnie / el kell fizetnie a terjesztésért, és más vállalatokat / egyéneket is magában kell foglalnia. Például, ha a bérszámfejtő osztály a nyugdíjpénztári szolgáltatókat közvetlenül minden bérszámfejtés után továbbítja, a szükséges lépéseket foglalja magában.
Dokumentum-nyilvántartási eljárások. A munkáltatónak legalább három évig meg kell őriznie a bérszámfejtést a Munkaügyi Minisztérium szerint. A bérszámfejtési nyilvántartások, a W-2-ek, a bérszámfejtési adójelentések, az időkártyák és egyéb bérszámfejtések állami tárolási és nyilvántartási eljárása.
tippek
-
Frissítsd a bérszámfejtési eljárásaidat, ha eljárási változtatás történik.
