Minden alkalmazottnak, aki alkalmazottat bérel és tart fenn, meg kell tartania egy alkalmazottat vagy személyi állományt minden bérelt alkalmazottjához. Az emberi erőforrás menedzsereknek óvatosnak kell lenniük arra, hogy ne foglaljanak bele érzékeny információkat az általános alkalmazottakba, például orvosi, pénzügyi, büntetőjogi vagy biztonsági okmányokba. Az ilyen típusú információkat biztonságos helyen, az állami és szövetségi törvények szerint kell tárolni. A nem érzékeny információk más típusait egy dedikált munkavállalói dokumentációban kell tárolni, hogy lehetővé tegyék a munkavállalók felülvizsgálatát vagy a foglalkoztatási peres eljárások bizonyítékaként történő felhasználását.
Előzetes foglalkoztatási nyilvántartások
A munkaviszony előtti kommunikációra vonatkozó információkat, a pozíció leírását, az eredeti munkaalkalmazás példányait, az önéletrajzot, az interjú megjegyzéseit, az állásajánlatokat, az aláírt hitelesítési űrlapokat, például a munkavállalói kézikönyv olvasását és megértését meg kell őrizni egy munkavállaló aktájában.
Bér, bér- és adózási információk
Az ilyen típusú dokumentumok közé tartoznak a munkatársak által kitöltött időrekordok, a W-4 formanyomtatványok, a részvételi nyilvántartások, a közvetlen letéti engedélyek, az éves W-2 nyilatkozatok és a munkavállaló otthoni bérét befolyásoló gyermektámogatási megbízások.
Teljesítményértékelések, vélemények és események
Ha a vállalat időszakos teljesítményértékeléseket végez, az egyes alkalmazottakról szóló felülvizsgálatok egy példányát a munkavállaló személyi aktájába kell helyezni. Ezenkívül fel kell tüntetni a más alkalmazottakkal vagy a vezetéssel, a viselkedési problémákkal, a hiányzó mintákkal, a rossz munkaképességgel és az írásbeli figyelmeztetésekkel kapcsolatos vitákat.
Képzés és oktatás
Sok pozíció előzetes és folyamatos képzést, oktatást vagy tanúsítást igényel. A munkáltatóknak nyilvántartást kell vezetniük minden olyan képzési programról, amelyet az alkalmazott befejez. Ha a munkavállalónak a munkával kapcsolatos konkrét tanfolyamra kitöltő tanúsítványt adtak ki, egy példányt meg kell őrizni a fájlban.
Sürgősségi kapcsolatok és előnyök
Minden munkáltatónak listát kell készítenie a sürgősségi kapcsolattartókról minden egyes munkavállaló számára, függetlenül attól, hogy a munkakörnyezet veszélyes. Ezenkívül fel kell jegyezni a munkavállaló pozíciójához kapcsolódó összes juttatást. Az előnyök közé tartozhatnak a fizetett szabadság, az egészségügyi biztosítás, a tandíj-visszatérítési programok és egyéb fedezet.
