Az ipari helyszíni látogatás során mindig sokat lovagolnak, különösen, ha egy vállalat alsó sora attól függ, hogy a látogatás után a vállalati vezetőknek milyen jelentést fognak adni. Az Ön munkájának egyszerű része az üzemben dolgozók munkatársainak megkeresése az irodákba és a munkaterületekbe, amelyeket értékelni kell. A kemény rész bizonyos túrákat készít, és a bemutatott előadások pontos képet adnak arról, hogy mely pontokat érdemes vizsgálni és értékelni. Miután befejezte az értékelést, dolgozzon ki egy ipari látogatási jelentést, amely összefoglalja az eredményeket.
Ismerd meg a törvényt
Fontos megjegyezni, hogy az ipari látogatásról szóló jelentés nem feltétlenül jogi követelmény, hanem egyes munkáltatók által a vállalat biztonsági és kockázatkezelési programjainak értékelésére önkéntesen összeállított információkból áll. Ez nem követelmény az 1970-es szövetségi Munkahelyi Biztonsági és Egészségügyi törvénynek (OSHA). Mindazonáltal minden állam rendelkezik az OSHA követelményeivel, ezért győződjön meg róla, hogy ismeri a szervezetére vonatkozó szabályokat. Az ipari látogatásról szóló jelentés segíthet a biztonsági és kockázatkezelési információk bemutatásában a potenciális biztosítóknak, és segíthet abban is, hogy a szervezet meghatározza a munkavállalói biztonsági intézkedések javításának módjait.
Legyetek alaposak és jegyzetek
Annak érdekében, hogy egy kiváló minőségű ipari látogatásról szóló jelentést készítsen, fontos, hogy az információk összegyűjtésének több módját is használhassa: hordozzon egy padot és tollat vagy egy digitális eszközt, hogy jegyzeteket készítsen a gyűjtött témákról. Kövesse nyomon a megfigyelőket és gyűjtsön össze a fogadótól kapott kéziratokat. A munkanap végén tükrözze a látogatását és a jegyzeteket. Ez különösen fontos a több napig tartó ipari helyszíni látogatások esetében.
Kérdéseket feltenni
Ne habozzon kérdéseket feltenni és részletes válaszokat kérni, ha szükséges, további információkért. Kérjen támogató dokumentumokat, és kövesse nyomon a sajátosságokat. Jegyezze fel a látogatás dátumát vagy időpontját, a fióktelepet és a helyszínt, az alkalmazottak számát és az épület négyzetes felvételét. Hasznos a látogatott területek térképének csatolása is. Felhívjuk a figyelmet a különböző osztályokra, az egyes osztályokban dolgozó alkalmazottak számára és a megnevezett személyek nevére.
Ismerje meg, mit tegyen
Indítsa el az ipari látogatásról szóló jelentést a látogatás céljainak megfogalmazásával, és kövesse az egyes észrevételeket arról, hogy teljesült-e a cél. A célokkal kapcsolatos konkrét részletek szintén hasznosak. A lehető legrészletesebben vegye figyelembe az ellenőrzéseket, a munka- és biztonsági gyakorlatokat, valamint az egyéb, az Ön által látogatott ipari telephelyre jellemző elemeket. Meg kell jegyezni a helyszíni biztonsági berendezéseket és egyéb olyan funkciókat, amelyek biztosítják a munkavállalók (és az ügyfelek) biztonságát.
A biztonsági intézkedések dokumentációjának összefoglalása
A jelentésnek tartalmaznia kell a biztonság biztosításáért felelős politikákkal, osztályokkal és eljárásokkal kapcsolatos információkat. Tekintse át és foglalja össze a biztonsági naplók összefoglalóit, amelyek gyakran tartalmazzák a jármű karbantartási nyilvántartásait, a kábítószer-teszt-hitelesítést és az OSHA biztonsági naplóit. Munkavállalói kompenzációs információkat is tartalmazhat. Hasznos előkészíteni egy olyan szójegyzéket vagy indexet, amely nyomon követi a meglátogatás során megszerzett mellékleteket, amelyeket meg kell osztania. Szintén készítsen egyoldalas vezetői összefoglalót, amely összefoglalja a jelentés legfontosabb információkat. Helyezze el azt a prezentációs anyag elejére, hogy azok, akik meglátogassák a látogatásod áttekintését, gyorsan megkaphatják a szükséges információkat ezen az oldalon.
Ajánlások készítése
A jelentésnek a látogatás során tett észrevételei alapján is ki kell terjednie a következtetésekre és az ajánlásokra. Légy őszinték, objektív és tömör a megalkotásuk során. Használjon mérlegelési jogkört, ha olyan érzékeny információkat tartalmaz, amelyek a helyszínen való megjelenésük eredményeként jöttek létre. A megerősített biztonsági intézkedésekre vonatkozó ajánlásaink talán a jelentés egyik legfontosabb része. Ha a vállalat nem nyújt rendszeres biztonsági képzést és a legjobb gyakorlatokról szóló frissítéseket, vegye figyelembe, hogy hogyan lehet beépíteni a vállalat kultúrájába. Az ajánlások proaktívak és reaktívak lehetnek, különösen akkor, ha azt szemléltetik, hogy a vállalat és alkalmazottai hogyan reagáljanak a munkahelyi vészhelyzetben. A katasztrófákra való felkészültségre irányuló erőfeszítésekre is szükség van.
Legyen saját szerkesztő
Miután összeállította jegyzeteit és írtad a jelentést, győződj meg róla, hogy megfelel a vállalati irányelv által meghatározott követelményeknek a hosszúság és a szükséges tartalom tekintetében. Ha ez nem történt meg az Ön számára, célozzon ötoldalas jelentést támogató mellékletekkel. Győződjön meg róla, hogy a jelentésoldalak számozottak. A címek, pontok és alfejezetek hozzáadása segít a tartalom szervezésében és az olvashatóság növelésében. Ellenőrizze a helyszíni jegyzetekkel kapcsolatos tényeket. Természetesen, mindig futtassa a helyesírás-ellenőrzőt, majd adjon egy második átolvasást a hibák leküzdésére. És ami a legfontosabb, azonnal küldje el az ipari telephely jelentését.
