A haladásról szóló jelentések világosabbak, sokkal formálisabbak, mint a negyedéves jelentéseké. Az utóbbi formátumban változik az üzleti és az üzleti intézmények között. Mindazonáltal mindkét esetben érvényesek az alábbi alapelvek: Figyeljetek a közönségre és arra, hogy mit várnak a jelentésben, és tartsd tisztán és tömören az írásodat, komoly, non-nonsense hanggal és pontos, nyitott és megbízható stílussal.
A szükséges elemek
-
Adatok és információk, amelyeket be kell vonni
-
Egy jó szövegszerkesztő program, mint például a Microsoft Word
Használja a hagyományos memo formátumot mind a haladás, mind a negyedéves jelentés számára. Kezdje a dátumot, annak a személynek a nevét és pozícióját, akinek a jelentést el kívánja érni, nevét és pozícióját, valamint egy világos, tömör témakört. Például egy előrehaladási jelentés témaköre lehet „Az adatintegrációs projekt előrehaladása”. A negyedéves jelentés témaköre gyakran kevésbé konkrét, és egyszerűen csak mondja, hogy „negyedéves jelentés az adatkezeléshez, 2010. harmadik negyedév”. Ha a negyedéves jelentés egyike annak a személynek, aki ugyanazt a személyt érinti, győződjön meg róla, hogy tudja, milyen pontos formátuma van az adott személynek.Az olvasónak az összes bejövő adatot gyorsan meg kell emésztenie, és minden jelentésben elvárja, hogy ugyanazon a helyen találjon bizonyos típusú információkat.
Az előrehaladásról szóló összefoglalóval megnyitott előrehaladási jelentés, például „Az adatintegrációs projekt ütemezés és költségvetés alatt halad”. Ha valami konkrétat keres - egy másik alkalmazott vagy részleg segítsége, további források stb. jegyezze fel azonnal, hogy megbizonyosodjon róla, hogy az olvasó nem veszi figyelembe. A jelentésben foglalt információk összegzésével hasonló módon nyissa meg a negyedéves jelentést.
Részletesen részletezze a projekt hátterét, amely a haladás összefoglalójához mellékelhető, gyorsan összefoglalva a részleteket és leírva annak célját és ütemezését. A negyedéves jelentés keretein belül az utolsó jelentés óta elért előrehaladást is figyelembe veheti, mind a jó, mind a rossz eredményeit. Ne feledje, hogy nyitottnak és őszintenek akarsz lenni.
Adja meg az előrehaladási jelentésben az összes befejezett munkát, és használja az akció igéket, hogy hangsúlyozza, hogy a projekten dolgozók szorgalmasak voltak. Lehet, hogy tartalmazhat bizonyos időpontokat is, amikor a projekt fázisai befejeződtek, vagy ha annak egy része aktívvá vált, vagy online lett, vagy bármi is a cél. Ebben a szakaszban a negyedéves jelentésben és a megfelelő formátumban kezdje meg részletesen az elért haladást. Sorolja fel a megoldandó problémákat.
Adjon meg egy részletet egy előrehaladási jelentésben az esetlegesen felmerülő összes problémáról, azok megoldási stratégiáiról és az ütemezésükről, vagy annak magyarázatáról, hogy miért van folyamatban a probléma.
Állítsa be a munkatervet az előrehaladási jelentésbe, valamint a következő időintervallumban várható teljesítményeket. A jelentést a projekt átfogó értékelésével és az eddig elért eredményekkel egészítheti ki. A negyedéves jelentésben előrejelezzük a várható lehetőségeket és kihívásokat a várt eredmények és fontos tevékenységek mellett. Talán a megjegyzésekre, visszajelzésekre és ötletekre vonatkozó kéréssel zárul.
