A pénzügyi jelentések a részvényesek számára, a marketing tervek és a minőségértékelések mind a vállalkozások számára készített jelentések példái. Egy rövid jelentés ugyanúgy, mint bármely más jelentés, de kevesebb oldallal. Meg kell adnia a kulcsfontosságú jelentés célkitűzéseit, összegeznie kell a háttérinformációkat, felül kell vizsgálnia az alternatívákat, és javasolnia kell az előrelépést. Kezelje a jelentést projektként - tervezze meg, majd írja le világos és egyszerű stílusban. Rövid a jó, mert valószínűbb, hogy az elfoglalt vagy nem érdekelt, de döntő pártok elolvassák.
Tervezés
Találkozzon a vezetőkkel a követelmények tisztázása érdekében, mert meghatározzák a jelentés formátumát és tartalmát. Például a projektértékelési jelentés nem lesz ugyanúgy strukturálva, mint egy marketingterv vagy pénzügyi jelentés.
Vizsgálja meg a háttéranyagot, beleértve az Ön számára megadott dokumentumokat, amikor az írási megbízást és az internetet, a könyvtárat és az érdekelt felekkel (például az üzleti egység vezetőivel, beszállítóival és ügyfeleivel) folytatott találkozókról és beszélgetésekről gyűjti össze.
Készítse elő a jelentéssablont, beleértve egy összefoglalót, egy bevezetőt, az alternatívák szekcióit és a javasolt megoldásokat, ajánlásokat és következtetéseket.
Tartalom
Írja be a bevezetőt. Általában legfeljebb egy bekezdésben, a bevezetésnek tartalmaznia kell a jelentés célkitűzését és azonosítania kell a kulcsfontosságú kérdéseket. Az útmutatónak a jelentés többi részének kell lennie, de nem kellene összefoglalnia. Például az első sor lehet: "A jelentés célja, hogy megvizsgálja a gyártási létesítményünkben folyamatban lévő minőségi kérdések megoldásait", amelyet a főbb kérdések összefoglalása követ.
Szerelje össze a jelentés testét. A gyártási létesítmény példájában a szakaszok tartalmazhatnak technikai részleteket, alternatív megoldások listáját, valamint költség-haszon elemzést, valamint ajánlásokat. Az üzleti tervnek különböző szakaszai lennének, mint például a piackutatás, a versenyképes elemzés és a pénzügyi előrejelzések. Bármilyen formátumban is legyen, a szekcióknak logikus sorrendben kell lenniük, hogy az olvasónak nem kell visszafordulnia, hogy kitalálja a tartalmat.
Zárja be a jelentést a jelentés célkitűzéseire való hivatkozással. A gyártási létesítmény példájánál a következtetés lehet az ajánlott megoldás megvalósítási terve. Pénzügyi beszámoló esetében a következtetés lehet az üzleti kilátások.
Sorolja fel a szövegben hivatkozott hivatkozásokat azáltal, hogy azonosítja a közzétett dokumentumot, a címet, a szerzőt és a dátumot. Sorolja fel a többi releváns forrást egy bibliográfiai vagy erőforrás-részben.
Írja be az összefoglalót. Körülbelül egy vagy két bekezdésben foglalja össze a jelentést, hogy egy elfoglalt végrehajtó megértse a kulcsfontosságú pontokat és később részletezze a részleteket. Pénzügyi beszámoló esetén az összefoglaló csak egy kulcsfontosságú értékesítési és profit trendeket tartalmazó táblázat lehet.
Készítsen egy fedőlapot a jelentés címével, dátumával és a szerzők nevével és kapcsolataival. Tartalmaz egy tartalmi táblázatot a 15 oldalnál hosszabb jelentésekhez.
Adja meg a közvetítő levelet egy személynek (vezetőnek vagy szerződő tisztnek), nem pedig egy osztálynak. Adja meg a jelentés legfontosabb ajánlásait, adja meg elérhetőségeit és jegyezze fel a mellékleteket.
tippek
-
A táblázatokat, táblázatokat és részletes számításokat függelékként kell elhelyezni, de a legfontosabb beszámolókat be kell építeni a fő jelentésbe.
