Az egyik legmegbízhatóbb módja annak, hogy meghatározzuk, milyen jól működik egy vállalkozás, egy látogatási jelentés segítségével. Az Ön külső műveletei olyan jól működnek, mint amennyire kell? Az Ön óvodai vagy ápolási intézménye kódol és készen áll az engedélyezésre? Az átfogó látogatási jelentés elkészítésével meghatározhatja, hogy az üzleti célok széles skálája teljesül-e. A látogatási jelentések, amelyeket néha utazási jelentéseknek is neveznek, nagyszerű módja annak, hogy megtudja, hogy üzleti terveit a tervezett módon végezzük-e a helyszínen.
Formázza meg a jelentést
A látogatási jelentések üzleti dokumentumok. A szervezettől vagy az iparágtól függően a jelentés memorandum formátumot vagy üzleti sablont követhet. Általában válassza ki a memo formátumot, ha a látogatási jelentés egy belső vezető tagcsoporthoz megy. Válasszon egy formálisabb üzleti jelentéssablont, ha a látogatásról szóló jelentést külső forrásoknak nyújtják. Használjon szabványos üzleti formázást, amely magában foglalja a professzionális típusú betűkészleteket, mint például a Times New Roman vagy az Arial. 1 hüvelykes margók megtartása.
Adja meg a célokat
Ismertesse a látogatás okait. A célok közé tartozik a látogatás gyakorisága, valamint az elsődleges mutatók vagy a felülvizsgálati területek. Például a látogatás lehet az első a négy év során végrehajtott sorozatban, amely az új politikák vagy termelési mutatók végrehajtásának felülvizsgálatára irányul. Nyilvánvalóan jelezze, mit keresett a látogatás során, beleértve a korábbi látogatásokat, ajánlásokat vagy cselekvési terveket.
Példa:
Ez a jelentés annak megállapítására szolgál, hogy a Plainview School megfelel-e az iskolai utógondozásra vonatkozó összes engedélyezési követelménynek.
Beszéljen a visszajelzésekről és a kulcsfontosságú betekintésekről
Jegyezze fel a látogatás során megkérdezett kulcsfontosságú személyek identitását. A látogatások magukban foglalhatnak találkozókat a helyszínen a vezető vezető személyekkel, mint például a vezetők vagy a műveleti igazgatók. Szokásos gyakorlat, hogy az alacsonyabb szintű munkatársakkal találkoznak, akik jobban ismerik a műveleti folyamatokat.
Példa:
Az interjúalanyok közé tartoztak Sarah Winters, iskolavezető, Emily Thorn, Rick Marden, általános tanár és Carol Hathaway, táplálkozási és dietetikus.
Beszéljen a vezetői és a személyzet által nyújtott legfontosabb visszajelzésekről. Nem feltétlenül idézni a megkérdezetteket, hanem a kulcsfontosságú betekintést és a közös aggodalomra okot adó területeket keresni. Tartalmazza a felhasznált szabványosított felméréseket vagy a látogatás során feltett konkrét kérdéseket.
Sorolja fel a legfontosabb betekintéseket és megfigyeléseket
A megfigyelések azon alapulnak, amit személyesen látnak, és nem interjúk alapján továbbítottak. Például a látogatók vizuálisan megjegyezhetik, hogy a műveletnek túl sok munkás van, akiket nem tartanak elfoglalva. A tisztaságtól az általános szervezetig bármi is megfigyelhető. Ezeket a betekintéseket vegye fel a látogatási jelentésbe.
Példa:
A napközbeni látogatás során az ebédet egy zöldség- és gyümölcsválaszték tartalmazta, de a különleges táplálkozási igényűeknek nem volt alternatívája.
A következtetések összegzése
Határozza meg, hogy a szervezet megfelel-e a megadott visszajelzések és észrevételek alapján. Ha lehetséges, használja a részleteket és számszerűsíthető információkat a következtetések alátámasztására. Például, ha egy új gyár látogatásának célja, hogy meghatározza, hogy az első negyedévben 60 százalék volt a személyzet, adja meg a tényleges humánerőforrás-számokat a forgalommal, a meglévő toborzási erőfeszítésekkel és a hiányosságokkal rendelkező osztályokkal.
Jövőbeni cselekvési tervek biztosítása
Állapítsa meg, ha a jövőbeli látogatások ütemeznek, ha vannak, és hogy ezek előre meghatározottak-e vagy a közelmúltbeli látogatás eredménye. Például ez lehetett a harmadik éves látogatás negyedévente. Adja meg a fejlesztésekre vonatkozó ajánlásokat. Ha bizonyos cselekvési terveket meghatároztunk, ezt részletesen meg kell jelölni. Ez sikeres metrikát jelent a következő látogatáshoz.
