A legtöbb vállalat éves üzleti tervet készít, amely magában foglalja a pénzügyi előrejelzést is, amelyet vállalati költségvetésnek is neveznek. A terv vagy költségvetés olyan irányítási eszköz, amely stratégiai irányvonalat biztosít a vállalat számára. Megmutatja, hogy milyen lépések szükségesek a választott stratégiák végrehajtásához - és mennyire költségesek lesznek ezeknek a lépéseknek vagy akcióknak -, és előrejelzi a bevételeket és nyereségeket, amelyek várhatóan a végrehajtásukból erednek. Amikor a tényleges pénzügyi eredmények elérhetővé válnak, általában minden hónap végén, ezeket az eredményeket összevetjük a költségvetési összehasonlító jelentésekben szereplő költségvetési adatokkal.
Készítmény
A tényleges pénzügyi eredményeket a vállalat számviteli osztálya készíti el. A költségvetést a számvitel is elkészítheti, vagy lehet egy speciális pénzügyi tervezési és elemzési osztály, amely a költségvetés előkészítéséért felel. A költségvetéseket úgy tervezték, hogy a havi számviteli kimutatásokkal azonos formátumúak legyenek, így a tényleges eredmények és a költségvetés összehasonlítása könnyebb. Ezek a rendszerek általában automatizáltak, így a költségvetési adatok bevitele után az összehasonlító jelentések automatikusan létrehozásra kerülnek, amint a számviteli információk elérhetővé válnak.
Érték
A költségvetés és a tényleges számadatok közötti eltérések fontos információkat szolgáltatnak a vállalatvezetés számára arról, hogyan működik az üzlet. Ideális esetben a költségvetést gondosan előkészítették, hogy a lehető legpontosabb előrejelzést adhasson arról, hogy mit fog elérni a vállalat a következő évben. Amikor a költségvetési összehasonlító jelentések jelentős eltéréseket mutatnak, akkor azt jelenti, hogy a költségvetés előkészítéséhez használt feltételezések hibásak, vagy az üzleti környezet megváltozott a vártnál. A költségvetési összehasonlító jelentések lehetővé teszik, hogy a menedzsment csapata gyorsan felismerje, hol fordulnak elő a problémák.
Elemzés és értelmezés
A nagyméretű, sok részleggel és több részleggel rendelkező vállalatoknál az előállított számviteli kimutatások mennyisége hatalmas lehet, ami azt jelenti, hogy a költségvetési összehasonlítások jelentősége is nagy. A számviteli vagy pénzügyi személyzet ezeket az adatokat készíti el, és összefoglaló jelentéseket készít a felső vezetés számára a felülvizsgálathoz. Ezek a jelentések, amelyeket minden hónapban elkészítenek, az eredmények narratív megvitatását és a legjelentősebb eltérések okainak elemzését tartalmazzák. A jelentés diagramokkal és grafikonokkal illusztrálja a legfőbb irányvonalakat, amelyeket a felső vezetésnek felül kell vizsgálnia és meg kell vitatnia. Abban az esetben, ha a kiadások magasabbak a költségvetésnél, a költségvetési összehasonlító jelentések elkészítéséért felelős elemzőknek sokszor vissza kell térniük a számviteli naplóbejegyzésekhez az adott időszakra, hogy feltárják az eltérések konkrét okait. A bevételi eltérések elemzése azt jelenti, hogy az egységértékesítés alacsonyabb a tervezettnél, vagy az egységenkénti átlagos ár alacsonyabb volt a vártnál.
Korrekciós intézkedéseket
A költségvetési összehasonlító jelentések áttekintése után a felső vezetésnek meg kell határoznia, hogy a varianciák elég jelentősek-e a korrekciós intézkedések meghozatalához. Az egyik kérdés az, hogy az eltérések egyszeri szokatlan események vagy ismétlődő minták egy része. Ha egy termék értékesítése több hónap alatt a költségvetés alá csökken, a marketingstratégia megváltozhat, hogy az értékesítés visszaálljon a pályán. Alternatív megoldásként a bevételkiesés a vállalat ellenőrzési képességén túlmutató tényezőknek, például az általános gazdasági visszaesésnek köszönhető. Ebben az esetben a válasz lehet a költségvetési kiadások csökkentése a költségvetés és a tényleges eredmények közötti különbség csökkentése érdekében a következő hónapokban.A felső vezetés a költségkeretnél magasabb költségeket ér el azzal, hogy találkozik a vezetőkkel, akiknek a szervezeti egységei felelősek voltak az eltérésekért, és megkérdezték, hogy miért történt.
