A megfelelő emberek megjelenése az üzleti találkozón megteheti vagy megszakíthatja az eseményt. Amikor lenyűgöző és professzionális meghívást készít, meggyőzi a meghívottakat az ülés fontosságáról, a részvételük szükségességéről és az előnyökről.
Személyre szabhatja a meghívást, ha egyedi leveleket küld. Használjon vállalati levélpapírt vagy logót, ha előre nyomtatott kártyákat küld. E-mail meghívások esetén jelenítse meg a logóját és a weboldal linkjeit. Minden személy megnevezése és a levelezés egy magas rangú vállalati tisztviselőtől, az aláírással együtt.
Vezessen egy megnyugtató megnyitó mondattal, amely elmagyarázza, mi történik, és miért hívják meg a személyt. Például: „Az Ön iparági szakértelme ideális jelöltet jelent az új irányítóbizottságunk számára. Szeretném meghívni Önt, hogy találkozzanak üzleti közösségünk mozgatóival és remegőivel, és vigyázzanak ebédre és bemutatásra. ”
Meg kell említeni az ülés kizárólagosságát, a megvitatandó témát vagy a nap kívánt eredményeit. Például: „Csak egy tucat top helyi vezérigazgatót hívtunk meg a kerekasztal-beszélgetésbe. Célunk, hogy az üzleti szempontból kedvező ajánlásokat adjunk az állami törvényhozónak, hogy a jövő évben a saját vállalkozóink egyedi igényeire támaszkodjunk. Azt akarjuk, hogy a hangod hallható legyen.
Jegyezze fel a vendégelőadókat, az étkezést vagy a hálózati lehetőségeket, amelyek vonzóak lehetnek az elfoglalt szakemberek számára. Például: „Hallgatunk a helyi pályázóktól, akik hivatalban vannak, és időszakot biztosítanak a Q&A számára. Vendégeink rendelkezésére fognak gondoskodni az ebédről és a kávézóról. ”
A találkozó összes vonatkozó részletét a meghívottnak kiemelkedő vagy félkövér betűjében helyezze el. A levélben eltűnhet az olyan alapvető információ, mint a dátum, az idő és a hely. Egyszerűen helyezze el az egészet egy egyszerű részre.
Kérjen RSVP-t egy meghatározott időpontig, hogy megfelelően tervezhesse. A meghívóknak többféleképpen is meg kell erősíteniük a jelenlétet, például e-mailben, céges honlapon, előre nyomtatott kártyával vagy telefonhívással.
tippek
-
Ellenőrizze a közösség és a helyi üzleti naptárakat az ütköző események előtt a dátum és az idő ütemezése előtt. Nem akarsz versenyezni a Kereskedelmi Kamara funkcióval, a Rotary klubes rendezvényrel vagy a nagy konferencia- vagy kereskedelmi kiállítással.
Küldje el a meghívókat legalább egy hónappal előre, emlékeztető értesítéssel, két héttel később, hogy a résztvevőknek időt biztosítsanak az ütemezéshez. Ha ez egy nagy találkozó vagy konferencia, amelyben az embereknek meg kell tervezniük az utazást és a szállást, lehetőség szerint legalább hat hónapos értesítést kell adniuk.
