Akár az ügyfelekkel való találkozás, akár javaslatot terjesztenek elő, vagy munkatársak lebonyolítása a személyzetgel, e-mailben történő meghívás gyors és hatékony módja lehet az esemény összehangolásának.
Fontolja meg a közönséget. Az e-mailek hangja igazodni fog az ebéd-találkozóhoz, akihez meghív. Egy hétköznapi hang jól működik, ha az ebéd-találkozón személyzet áll, és eltölti az időt a stratégiák és az ötletbörze megvitatására. Ha az értekezlet célja komolyabb, ezt a meghívott munkatársakkal való levelezésben egyértelművé kell tenni. Ha az ebéd-találkozó az ügyfelekkel történik, szükség lehet egy formálisabb hangra, attól függően, hogy milyen kapcsolat van velük.
Keressen egy éttermet, amely képes lesz elhelyezni a csoportot. A meghívottak számától függően érdemes egy olyan szobát keresni, amelyhez egy privát szoba áll rendelkezésre. Ha egy ebéd találkozót tervez az ügyfelekkel, segíthet egy kevésbé hektikus éttermet találni, ahol a beszélgetés nem zajlik a zaj miatt.
Döntse el, hogy ki kívánja meghívni az ebéd-találkozót, és keresse meg az irodai naptárat, hogy megállapítsa, hogy az összes fél elérhető lesz-e a kérdéses időpontban. A személyzet ebéd-ülésein egy gyors telefonhívást kérhet, hogy megkérdezzék, hogy a kiválasztott meghívottak elérhetők-e ezen a napon, majd kérje meg őket, hogy tartsák nyitva a terveket, amíg a tervek elkészülnek.
Hívja fel a választott éttermet, és készítsen előzetes foglalást. Hadd tudják meg, hogy szükség lehet a résztvevők számának az adott időponthoz közelebbi beállítására. Ha felfedezed, hogy több, mint az eredetileg tervezett látogatásod lesz, győződj meg róla, hogy a lehető leghamarabb értesíted az éttermet, hogy a személyzet megfeleljen az Ön igényeinek.
Készítse el az e-mail címét, beleértve minden meghívni kívánt személy e-mail címét. A témakör segítségével adja meg az e-mail okát. Ide tartoznak a "Fontos" vagy a "Naptárak megjelölése" szavak, és tartalmazzák a dátumot és az okot. Például a témája a következőképpen olvasható: "Fontos: Az ebéd használata 2/18/09-RSVP szükséges." Az ügyféllel való ebédre természetesen szükség van arra, hogy a téma sorát finomítsa, és a kérés helyett egy kérésre fordítsa.
Használja az e-mail testét, hogy elmagyarázza az ebéd-találkozó szükségességét, és mit szeretne a résztvevőknek az ülésen való részvételre vagy megosztásra. Attól függően, hogy mennyire nehéz az embereket leereszteni, érdemes lehet, hogy RSVP-t kérjenek, így véglegesítheti a foglalási számot az étteremben.Ha kliens ebédet állít fel, kérhet egy ebéd-találkozót, és adja meg, hogy mely elemeket szeretné megvitatni velük
tippek
-
Ön megközelítést kell alapulnia a vállalat munkahelyi légkörében, a hétköznapi és a hivatalos formák között. Másolatot küldeni az adminisztratív személyzetnek, hogy az irodai naptár frissíthető legyen.
