Az adatok bevitele talán a vállalat sikerének egyik legfontosabb aspektusa. Az adatok helyes hozzáadásakor a terjesztett információ segíthet a vezetőknek előre tervezni, a célok meghatározásában és a hiányosságok orvoslásában. Amikor az információ hibásan kerül a számítógépes rendszerbe, a következtetések ferde és pontatlanok, mert jobb vagy rosszabb. Ezért rendkívül fontos, hogy az adatbeviteli szolgáltatók pontosan és hatékonyan adjanak meg információt.
Kezdeti bemenet
Az adatbeviteli szolgáltatók kezdetben adatokat adnak be olyan rendszerekbe, amelyek üzleti célokat vagy információkat tartalmaznak. Néha ezek az adatok továbbra is relevánsak, de gyakran eltűnnek az idő múlásával. Emiatt az adatbeviteli szakembereknek új információkat kell megadniuk. Ha a kezdeti információk helytelenek, a vállalat azzal a kockázattal jár, hogy kettős bejegyzést hoz létre, amely több munkát hoz létre, mint a szükséges. Ha ez megtörténik, akkor a rendszergazdáknak kézzel kell tisztítaniuk és tisztítaniuk az elavult és pontatlan információkat. Ha a kezdeti információk pontosak, az adatbeviteli operátornak csak új adatokat kell beillesztenie a frissítés létrehozásához.
Adatbeviteli ellenőrzés
Néhány vállalkozás olyan adatbeviteli validációs programokat alkalmaz, amelyek csökkentik a hibás adatok rendszerbe való belépésének esélyeit. Kezdetben több időt vesz igénybe, mint azok a rendszerek, amelyek nem kettős vagy hármas ellenőrzést végeznek. Hosszú távon azonban az érvényesítési programok megmenthetik az üzleti időt és pénzt azáltal, hogy csökkentik a régi nyilvántartások visszaállításának és a múltbeli hibák helyesbítésének szükségességét. Validálási programban az adatbeviteli operátornak többször kell ellenőriznie a bevitt adatokat, mielőtt elfogadná. Néhány program csak bizonyos mezőkbe írja be a számokat egy formában, és fordítva.
Szoftver programok
Nem minden adatbeviteli pontossági probléma emberi eredetű. Az olcsó és nem hatékony adatellenőrző szoftvereknek lehetnek hibái, programozási hiányosságai és egyéb problémái. A nagyobb szervezetek pontosabb és pontosabb adattárolási programokat igényelnek, míg a kisebb vállalatok nem igényelnek ilyen szigorú követelményeket. A döntő tényező az, hogy egy olcsó vagy drága adatkezelő csomag hatással van a vállalat alsó sorára. Az, hogy a program hiányzik-e néhány karakterből, vagy tévesen értelmezi a tizedespontot, az lehet, hogy különbség van néhány pennies és több ezer dollár között.
Érték növelése
Ha a vállalati adatbázisban helytelen adatok maradnak, negatívan befolyásolhatja a teljes értéket. Az elavult információk, mint például az elavult, késedelmes bérleti értesítések, vagy a nem frissített régi értékelések miatt a vállalat kevésbé jövedelmezőnek tűnik, mint amilyen valójában. Ez negatívan befolyásolhatja a vállalkozás tulajdonosának azon képességét, hogy a jövőben finanszírozást kapjon, több üzletet szerezzen, vagy egy későbbi időpontban eladjon. A cég értékének fenntartásához és növeléséhez elengedhetetlen a pontos nyilvántartások vezetése és naprakésszé tétele.
