Még az azonnali kommunikációs technológia ezen a napján még mindig gyakran írnak formális üzleti leveleket. Számos oka van annak, hogy egy személy vagy vállalkozás választhat, hogy levelet szeretne írni, nem pedig e-mailt vagy faxot küld. Üzleti levél küldése során a három fő alkatrészt - az elejét, a közepét és a végét - megfelelően kell írni.
Kezdet
A levél kezdete olyan információkat tartalmaz, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a levél üzenetéhez. A dátum a tetején jelenik meg. A küldő és a címzett címét a következőképpen írja be; Ha azonban a feladó címe megjelenik a levél fejlécében vagy láblécében, akkor nem kell gépelni. Ezt követi a referenciavonal, amelyet "RE:" - nek tekintünk - ami a levél üzeneteire vonatkozó levél kezdeti szakaszának része. Összefoglalja az üzenetet egy-nyolc szóban. Ezután meg kell adni egy üdvözletet vagy üdvözletet, akivel a levél címzettje. Általában a „Tisztelt Uram:” vagy „Kinek van szó:” kettőspontja az üdvözlés után; a személyes leveleket vesszők használják az üdvözlés után, de az üzleti levelek mindig kettőspontot használnak.
Középső
A levél közepe közismertebb, mint a levél teste. Ez tartalmazza az alapvető üzenetet. Az első mondatnak be kell mutatnia a tárgyalt témát. A részletek és a szempontok a következőek. Végül, van egy következtetés. A levél testének pontosan és tömören kell lennie. A feladó és a címzett közötti személyes tárgyakat vagy kérdéseket nem szabad az üzleti levél részeként felvenni.
vég
Néhány alapvető eleme van annak a levélnek, amely annak végét képezi. A záró üdvözlet, mint a „Tisztelettel” vagy „Üdvözlettel”, megfelelő. Az alábbiakban a küldő nevét kinyomtatja. Adja meg a feladó címét ugyanazon a soron, mint a nevet, vagy közvetlenül a cím alatt. Hagyjon körülbelül két hüvelyknyi teret a záró üdvözlés és a feladó neve között; ez a hely a feladó aláírására szolgál. Ha a feladónak valaki írta és elkészítette a levelet, a személy elismerhető a feladó neve és címe alatt. Ennek számos módja van. A leggyakoribb módja, hogy a feladó kezdőbetűit nagybetűkkel írja be, írjon be egy slash-et (/) és írja be az előadó kezdőbetűit (például ABC / def). A betűket a levél végén fel kell tüntetni. Írja be a „Enclosure (3)” szót, a 3 pedig a postai küldemények száma.
A levél elküldése
A betű jól összecsukható, hogy tökéletesen illeszkedjen egy üzleti méretű borítékba. A burkolatokat nem a tűhöz csatolták. Az üzleti levelek a címzett nevét a borítékba írják, nem pedig kézzel. Számos vállalkozásnak van egy előre nyomtatott borítéka, amelyet a cég logója és címe tartalmaz. Ezek a legprofesszionálisabbak. A kisebb vállalkozások használhatják az előre nyomtatott címkéket. Ezek elfogadhatóak, ahogy a gépelt visszatérési címek is szerepelnek. A kézírás nem tekinthető professzionálisnak és kerülendő.
