A hivatalos üzleti levelek egy speciális protokollt igényelnek, függetlenül a levél szándékaitól. A legtöbb esetben az üzleti levélnek tömörnek és rövidnek kell lennie, általában egy oldalra illeszkedve. Míg világos, formális írásmódot kell használnia, számos olyan eset létezik, amikor a rövidítések használata helyet és időt takarít meg.
Előtagok és Honorifics
Mind az előtagok, mind a becsületes értékek várhatóan rövidítve lesznek az üdvözlésben és a levélben. Például egy üzleti levél "Kedves Mr. Johns" -vel kezdődik, nem "Kedves uram Johns". Az összes előtag és tiszteletszám többszörösét is rövidítik, mint például az „Üzenetek” több férfi címzettnek és a „Mses” több női címzettnek.
Cégnevek
Mind a levélpapír, mind a "belső cím" a cégneveket - a feladó és a címzett - nevét tartalmazza. Előfordulhat, hogy nem helyénvaló a cégnév bármely részének rövidítése, kivéve, ha a cég neve rövidítéssel lett regisztrálva. Például, ha a cég "Motts, Inc." -ként van bejegyezve, akkor használhatja a "Inc." -et. a belső címben az "Incorporated" beírása nélkül. Hasonlóképpen, ne cserélje ki a „&” szót a „és” kifejezésre, kivéve, ha része a cégnévnek.
Címek
A boríték elejétől eltérően az államot meg kell határozni, amikor a levélpapír, fejléc vagy belső cím része. Például, ha a címzett vállalat Seattle-ben van, a belső cím "Seattle, Washington 98101" címet kapná.
Gyakran használt rövidítések
A poszter, amely a levél zárását követő extra nyilatkozat, mindig a "P.S." rövidítéssel van kifejezve. Ha további dokumentumokat is mellékel a leveléhez, elfogadható, hogy azokat a "Enclosures", a dokumentumok számát, vagy az "Enc." aláírása alatt. Az RSVP elfogadható rövidítés, ha a címzettet a levélre válaszolja.
Témák és írók
Az üzleti levél tárgyát a dátum alatt lehet feltüntetni a "Re" rövidítéssel a "Megfelelő" kifejezésre, majd a téma rövid ismertetése után. Ha valaki más nevében levelet írtak alá, a "p.p." lehet használni. Például, ha egy titkár levelet ír a munkáltatója nevében, a gépíró aláírhatja a levelet, és a "p.p." és adja hozzá a munkáltató nevét. A "p.p." a "per procurationem." A "cc" rövidítés hagyományosan a "szén-dioxid-másolat" kifejezésre utal, de azt is jelenti: "jóvoltából". Mindkét esetben azt jelzi, hogy a levél több példányát elküldték, és megnevezik azokat a személyeket, akiknek a példányokat elküldték.
